浅析电子时代人事档案的管理论文

以下是小编帮大家整理的浅析电子时代人事档案的管理论文，本文共14篇，供大家参考借鉴，希望可以帮助到您。本文原稿由网友“engstorm”提供。

篇1：高校电子档案管理论文

摘要：高校档案记录着高校学生的求学及成长经历，将伴随他们一生的成长。

本文针对高校档案管理的工作特点，着重分析了电子档案管理的现状，强调加快电子档案建设，以及如何解决高校电子档案管理中问题的有效途径和方法。

关键词：高校 电子档案 档案管理

1.高校电子档案管理的现状

1.1当前高校电子档案管理理念

电子档案具有不同的优、缺点，其优点如：电子档案接收方便，归档及时齐全，具有信息存储的高密度性，有体积小但容量大的特点;它由多种信息媒体集成，便于统一管理，可提高工作效率，通过限制性的网络具有共享性。

同时也存在一些缺点，如：储存在的信息资料易更改、数据易丢失，存储材料易破坏，对计算机软硬件环境依赖性强，同时还存在比较大的网络访问的风险。

相比之下其传统的纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势，但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小有等不足之处。

1.2对电子档案的认识存在一定局限性

以前为了保护档案的机密性，往往把档案贴上封条放在档案室里，其实这种做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的理念，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥充分利用高校档案应用于学校管理与建设以及服务于学生的宗旨。

目前在高校中还是存在对于档案的不重视，只有在需要时才会找档案而不是有意识主动的去利用档案促进学校管理和建设水平的提高。

同时，高校中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与网上利用了[1]。

1.3电子文件档案管理面临的主要问题

首先，电子文件档案的易被破坏性。

在高校档案电子化建设的过程中，完全保证电子文件的原始性、真实性和完整性是技术上及工作上难度比较大的，这些主要由于在电子化及信息化过程中存在可能被修改或操作失误等人为因素。

纸质文件内容的原始性很容易被辨认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，源于其可以利用相关的计算机软件进行修饰和修改，且不留下任何痕迹，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征可辨认。

而纸质的档案文件存在书写墨迹和新旧的区别，一旦被复制或纂改内容都很容易识别。

因此，电子档案的安全性及原始性方面需要大量配套建设跟上。

其次，电子文件档案信息安全问题日益突出，随着计算机使用普及，信息化和网络化时代的到来，使得任何人何时何地都可以介人互联网。

由于电子文件档案的出现和发展时间短，导致相应的配套软件及硬件建设赶不上，网络环境下的电子文件档案管理可能正面临非法访问、信息泄漏或丢失和数据完整性被破坏。

目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要的方式。

但是，电子档案要求其档案工作者与时俱进，应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点，发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性[2]。

2.推进高校档案电子档案建设任务

2.1加强电子文件的归档和管理

电子文件归档和管理是档案信息化建设的重要任务，是当前迫切需要解决的问题，档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整 、真实地保存在档案部门。

2.2加快馆藏档案的全文数据库建设

高校档案管理要从提高档案管理现代化水平出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。

要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便[3]。

2.3要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。

尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。

因此，档案室还必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后能查阅到原始的电子档案资料。

2.4改善检索功能

档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：(1)增加新的检索功能。

网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的`查找更加准确与便捷。

(2)利用先进的检索技术。

目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。

2.5重视档案信息化人才队伍建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。

首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备方面的培训，提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次，要根据档案馆 (室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才。

3解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法

3.1创造良好的载体保护环境

电子档案一般以脱机的方式存储在磁、介质上，所以，要创造一个适合于磁、介质保存的环境。

要建立恒温的专用档案馆(室、库);采取严密的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行防尘和保养处理;要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射;要尽量远离强磁场和有害气体;在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞[4]。

3.2采取切实可行的信息保护措施

电子档案是高科技的产物。

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要，电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”进入，常用的技术方法有加密技术、身份验证、档案备份、安装杀毒软件等 。

这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。

3.3提高高校档案管理人员的计算机专业技能

高校档案管理人员除了加强档案专业知识和业务的学习外，还应提升计算机专业技能的应用能力，努力争做一名复合型的档案专业技术人员，这将大大有助于电子档案管理工作的深入开展，从而更好地适应档案信息化建设发展的需要 。

参考文献：

[1] 黄静.高校电子文件档案管理刍议[J].云南档案，(3)

[2] 于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，001(1)：29-33

[3] 贾雪萍.浅析高校电子档案管理队伍的建设[J].秘书之友，(1)：46-48.

[4]余文盛.高校电子文件的归档与管理[J].达县师范高等专科学校学报(社会科学版)，，(03)：114-l7 .

篇2：高校电子档案管理论文

【摘 要】档案管理工作是高等学校的重要的基础性工作，随着信息技术的发展电子档案主要成为档案中的重要形式，本文从电子档案的特点出发，结合电子档案在高校管理工作中的重要作用和现存问题，提出了相应的对策。

【关键词】高校 电子档案 档案管理

中华人民共和国教育部、国家档案局第27 号令明确规定：“高等学校校档案( 简称高校档案) 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的， 对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

”同时还明确规定” 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。

尤其是在近几年的高校评估工作中，对各种档案材料，包括教学的、学生工作的、人事工作的、图书管理工作方面的档案材料等等的检查工作一直被作为客观评价学校发展的重要环节。

由此可见档案管理应当是高校管理的重要组成部分。

很长一段时间高校档案主要是以纸质档案的形式存在，随着信息技术的发展电子档案逐渐成为档案中的重要形式。

一、电子档案的概念和特点

所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

目前电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。

电子档案归档主要使用磁带和光盘。

与纸质档案相比，电子档案具有以下特性：①电子档案的非人工识读性。

②信息存储的高密度性。

③载体与信息之间的可分离性。

④多种信息媒体的集成性。

⑤系统依赖性。

电子档案的这些特性使得对它的管理方法和观念有别于传统的纸质档案管理。

随着高等教育事业的蓬勃发展和网络信息化的普遍和发展，传统的教学档案管理模式已经无法跟上现代化发展的形势，如何搞好高校电子档案管理工作已经成为当前高校档案管理工作的难点和重点。

二、高校电子档案管理的重要作用

篇3：人事档案管理思考论文

人事档案管理思考论文

摘要：近年来，随着我国社会的不断发展与进步，人们对人事档案管理工作新的认识，人事档案管理的重要性也越来越被人们重视。在目前，人事档案管理工作中还存在诸多不足，急需改进。本文就人事档案管理中存在的不足进行分析，并就这些问题提出了一些自己的看法。

关键词：人事档案；管理；信息化

一、目前人事档案管理中存在的问题与不足

1.对人事档案管理的重要性认识不足

近年来，随着各项人事制度的不断改善，很多单位对人事方面的工作越来越重视，但对人事档案管理工作的认识与投入力度却还存在一定不足。有些单位对人事档案管理工作只停留在表面，认为人事档案管理工作难以获取利益，认为档案管理工作不如其他工作重要，往往忽视人事档案管理工作的重要性。而领导的这种不重视，导致对档案管理工作投入不足，从而使其相关工作人员敷衍了事，致使人事档案管理工作处于被动状态，不能更好地为单位人事队伍服务。

2.档案管理方式过于单一

目前，我国企事业单位和机关部门的人事档案管理方式较为单一，都采用统一的格式，统一的分类进行管理，而不能根据企业自身的特点及具体情况采取不同的管理模式，这种过于单一的管理模式，使人事档案管理千篇 一律，缺乏特色。

3.人事档案管理方法比较滞后

目前，在人事档案管理中，现代化管理方式运用较少，其管理方法存在很大的滞后性，多数部门和企业仍采用传统管理方法，工作比较繁琐，且不易操作。当前的人事档案管理方法已不能很好地适应社会发展的新要求，导致人事档案的管理不能很好地对人才进行全方面、深度的考核。

4.人事档案管理人员的创新性不强

随着社会与知识经济的不断进步，各行各业都在不断地进行着创新与改革，以更好地适应社会发展。而人事档案管理工作也需要不断地进行创新与改革，从而使更加适应现代社会的发展。然而，目前，多数单位的人事档案管理人员相对较为守旧，缺乏足够的创新性和主动性，仍重保管轻服务，处于被动低调的状态，在一定程度上难以配合迅速发展的技术，不能适应现代社会的发展需求，严重阻碍档案管理的创新与变革。

二、加强人事档案管理的措施研究

1.加强对人事档案管理的认识

在新形势下，要想提高人事档案管理的效率，就要加强对人事档案管理的认识，充分发挥人事档案管理工作人员的积极性，从而更好地促进人事档案管理的发展。首先，要提高管理人员的对人事档案管理的认识与重视。在单位中，管理层人员要加强对人事档案管理重要性的认识，以积极的态度来面对人事档案管理，投入较多的精力来关注人事档案管理。其次，要加大对人事档案管理的投入力度，加强对人事档案管理工作人员的重视，提高工作人员待遇，从而不断提升人事档案管理的服务质量。

2.加强对人事档案材料的完善管理

要加强对人事档案材料的完善，从而使人事档案管理工作可以更好地与社会发展相适应。对人事档案材料的管理，要在档案资料具有真实可靠的前提下，不断提升人事档案资料的科学价值。对人事档案资料的管理，要从收集、整理、归档等各个方面来规范地完成，对所有人事档案材料的收集要具有真实性、可靠性，进而全面提高人事档案管理质量。

3.提高档案管理信息化水平

由于人事档案在一定程度上是人才信息资源库，为了合理利用各种人力资源,从而更好地发挥其作用，企事业单位相关管理人员首先需要与时俱进，将先进的科学技术手段应用于人事档案管理,从而提高工作效率，延长人事档案的寿命。只有应用高科技的档案管理信息系统，将人事档案和计算机、扫描仪等现代设备和技术相结合，使文字、图片、声像等资料转变成数据资料，从而实现无纸化档案，使人事档案的`纸质与数据格式并存，提高相关人事部门阅览档案的便利性，提高管理效率。在人事档案管理中，要加强计算机在人事档案管理过程中的运用。随着科学技术的不断发展，计算机技术在各个行业中的运用越来越普及，利用计算机自身的优势，可以加强人事档案管理电子档案的建立，从而加快电子信息化档案建设管理的实现。

4.加强提升人事档案管理人员的整体素质

随着科学技术与社会时代的不断发展，人事档案管理的方式也发生了巨大变化。而对人事档案管理人员来说，其不再是简单的整理、查询档案，而应成为既懂得人事档案管理专业知识，又会运用现代化管理方式的综合性人才。因此，我们要不断地提高人事档案管理人员的整体素质，使其更加符合现代化人事档案管理的需求与社会需要，从而更好地推动人事档案管理事业的发展。同时，任用人事档案管理人员，要选拔责任心强、作风严谨的人员。人事档案管理人员也要不断通过各项技能的学习来完善自身的业务知识，同时，要加强人事档案管理工作的服务意识。

三、结语

加强人事档案管理的创新，可以更好地提升档案在实际工作中的作用，而人事档案管理工作又是一项政策性、专业性都比较强的工作，因此，我们要不断加强对人事档案管理工作中遇到的问题进行分析，从而把人事档案管理工作做得更好。

参考文献：

[1]姜以敏,于霞.加强人事档案管理信息化建设[J].黑龙江档案,(3).

[2]朱晓楠.企业人事档案管理系统的设计与实现[D].大连:大连理工大学,.

篇4：事业单位人事档案管理论文

事业单位人事档案管理论文

一、事业单位人事档案管理存在的问题

1.事业单位人事档案的现代化管理水平不高

随着现代科学技术的飞速发展，事业单位人事档案管理工作的技术手段也在不断更新，虽然事业单位人事的其他各方面工作都已经逐渐步入了信息化以及现代化的阶段，但是大多数事业单位人事的档案管理工作还是靠手工操作完成的。现代化的技术手段在档案管理方面效率很高，而且还能降低档案管理工作的难度，增强事业单位人事档案管理工作的质量和效率，相反，如果事业单位人事档案管理工作的现代化水平低下，工作的难度就是增加。

2.流动人员档案处理不及时

在实际管理过程中，有的事业单位对流动人事管理效率低下，处理不够及时。比如有的工作人员在由单位人转化为社会人过程中，出现了分过弃档不用的情况，导致档案成为死档，不仅会给当事人带来不利影响，也会给事业单位人事部门带来极大的不便，降低人事档案管理的效率。另外，如果对流动人员档案处理不及时，也会影响到事业单位人事工作的正常运行。

二、做好事业单位人事档案的措施

1.健全事业单位人事档案工作的管理制度

要保证事业单位人事档案管理工作顺利进行，改变事业单位人事档案管理工作的现状，必须要有完善的管理制度来规范事业单位人事档案管理工作，逐步健全事业单位人事员工的业务档案，提升员工的思想以及业务素质。只有建立完善的事业单位人事档案管理制度，才能为人事管理各项工作提供必要的依据，提高人事管理的效率。

2.注重事业单位人事档案管理的基础性工作

事业单位人事档案管理工作主要是对事业单位人事的档案材料进行收集和管理，增强档案管理的实效性和针对性。事业单位人事档案管理应该确保有一定的周期性，要定期对工作进行检查、整改以及自建，并且对档案管理的日常工作进行质量监控。对材料信息的管理要统一集中，而且要对收集的档案材料按类归档，提高档案管理的条理性，避免出现混乱的情况，造成不利影响。人事档案管理人员要树立现代化管理意识，保证档案管理的规范性和科学性。同时要不断积累经验，创新管理方法和手段，做好人事档案的管理工作。

3.发挥事业单位人事档案管理的新功能

需要进行归档保存的文件，在对其进行管理的过程中，一定要遵循档案的'自然形成规律，而且要保证材料之间的联系，对档案进行系统的存储和利用，发挥档案的新功能和新作用。事业单位人事的档案一定要尽可能保存原件，并且要统一规格，妥善保存，不断完善相应的管理制度，避免出现损毁或者丢失的情况，给人事档案管理带来各种不便。

4.推行事业单位人事档案管理的信息化

随着信息化的不断发展，事业单位人事档案管理的信息化已经成为必然的趋势，而且档案管理的电子化以及网络化，可以大大的提高事业单位人事档案管理的工作效率和工作质量，同时还能减轻工作人员的负担，提升事业单位人事管理工作的整体质量和效率。为此，人事档案管理人员要不断提升自身素质，不断学习先进的人事档案管理方法和思路，最大限度地保护好档案，为广大的员工服务。信息化在很大程度上提高了档案管理的效率。综上所述，随着事业体制的改革，对当前事业单位人事档案管理提出了更高的要求和标准。事业部门要不断引进新的人事档案管理方法和途径，针对事业单位档案管理中存在的问题制定详细的应对方法，推动事业部门人事档案管理工作的良性发展。

篇5：区域性人事档案管理论文

区域性人事档案管理论文

一、当前人事档案管理存在的问题

传统封闭内向的人事管理方式不能适应社会主义市场经济下的人事制度改革需要。开放搞活的用人制度改变了过去人们从一而终的就业观念，尤其是青年人，择业跳槽的现象的普遍化，促进了人才市场的活跃，有利于人力资源的合理配置，有利于人们积极性的发挥，是人力资源市场进步的体现。传统的纸质档案也不能适应大量的快速的人才流动的需要。

二、完善、创新人事档案管理的措施

做好新时期人事档案管理工作,使之适应市场经济的要求,结合我国人事档案管理的.现状，应从两个方面入手；一是完善规范传统的以机关、企事业单位为单位的人事管理方式,使之更加规范化和标准化;二是探索区域性人事档案管理中心的管理方法,实行人事档案开放式管理。具体措施为：

1、加强党的领导，强化档案意识

我国延续多年的人事档案管理制度对我党、我国的干部队伍和员工队伍建设发挥了积极的不可替代的作用，面对改革开放新形势，虽然传统的人事管理制度出现一些不适应，这并不意味着可以不要或弱化人事档案管理，相反而是要进一步完善、进一步改进。通过引进现代化管理手段，探索并实行新的管理模式，使之更加完善，科学，以适应社会主义市场经济的要求。所以，我国党政机关、企事业单位领导要高度重视人事档案的管理，坚持党管干部的原则，加强党对人事档案工作的领导，加大《档案法》的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用；落实档案室硬件配备，搞好档案工作人员的业务培训，把人事档案管理工作切实落到实处。

2、严格管理标准，规范管理程序

在我国多数企事业单位，人事档案管理相对于其他档案管理还是比较被重视和正规的，但严格来讲，按照高标准要求，仍达不到标准化、规范化要求。严格管理标准，规范管理程序。就是在认真执行档案管理一系列规章制度的同时，重点解决目前存在的较普遍问题；一是干部、员工个人应入档的信息资料要按规定时间、规定程序进档，并做到及时、无遗漏、无丢失；二是整理人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》要求，做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。使每一个档案达到完整、真实、精练、实用。三是在记载内容上，切实从人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值，进而实现档案管理的标准化和规范化。

3、创新管理模式，促进开放搞活

探索区域性人事档案管理中心的管理模式，区域性人事档案管理中心,就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心。并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用,使其更好为现代化建设服务。以适应我国用人制度开放搞活带来的人才流动快、流动量大、档案信息公开透明、人才竞争公开透明的需要，实现全国档案信息的直接交流。克服传统人才管理模式中档案信息封闭，档滞人流的弊端，促进整个社会人才资源的合理配置。在操作上,形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案,由单位及时补充新材料,用工单位可利用人事档案管理中心的档案成功招聘人才,人事档案管理中心通过保管、提供、利用乃至信息开发等众多职能,实现档案管理和服务。

4、引进电子技术，实现科学管理

党政机关、企事业单位要实现标准化、规范化、现代化人事档案管理；区域性人事档案管理中心要做到大批量、快节奏、高频率、远距离的人事档案信息的交流传输，促进全国人力资源的合理配置，都离不开现代电子网络技术的应用。人事档案要实现现代化，首先要实现管理电子化、信息网络化。人事档案电子化，就是将原有的纸质型档案向电子型档案的转化，把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子技术构建个人信息体系。并以此为根据，建立精确、完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷精确地为相关部门提供人员基本状况及综合信息，完成无纸档案与原始档案的互相协同配合。人事档案网络化是在人事档案电子化的基础上，在遵照档案失密规则的前提下，更好利用网络的优势，全面实行人事档案信息资源异地共享。同时设定网络进入权限，没有相应权限单位则无法自行调阅，以保证个人档案原始数据的真实性及部分数据的保密性。

篇6：高校电子档案管理研究论文

高校电子档案管理研究论文

摘要：电子档案是随着时代发展而产生的新型档案形式，在大部分高校处于起步阶段，发展尚不成熟。本文阐述了高校电子档案管理的重要性，分析了管理工作中存在的问题，并提出加强管理的若干举措，以期对我国高校电子档案管理工作提供有益参考。

关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措

随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时代发展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。

一、高校电子档案

高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。

二、高校电子档案管理的意义

电子档案是顺应时代发展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。

三、高校电子档案管理存在的问题

1.缺乏管理意识高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理队伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。2.服务对象受限很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。3.技术水平落后由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。4.归档工作不科学大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。5.安全性有待提高由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的.安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。

四、加强高校电子档案管理的举措

1.提高管理意识工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。2.提高服务效能服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。3.提高队伍专业素质加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。4.提高归档科学性归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。5.提高管理安全性安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。

参考文献：

[1]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社,.

[2]杨大伟.浅谈高校电子档案管理工作[J].黑龙江档案,(4):97.[3]关芳.浅议信息时代高校电子档案管理[J].经济视野,(15).

篇7：中专学校档案管理的电子档案管理论文

中专学校档案管理的电子档案管理论文

中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。

一、电子档案管理的意义

档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。

二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性

中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。

三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化

中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。

四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识

档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的`先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。

五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平

电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。

篇8：电子档案管理模型分析论文

摘要：本文针对电子档案管理中的信息易变性问题，探讨了现有的解决办法，并提出引入区块链技术。通过建立基于区块链技术的电子档案管理模型，将电子档案数字摘要存入区块链，实现电子档案真实性、完整性、可用性和安全性保障。

关键词：区块链；电子档案；电子文件管理

近年来，区块链技术凭借其颠覆性应用模式，引起世界各国政府和企业的高度关注，社会各界都对区块链技术寄予厚望。我国也于将区块链技术定位为战略性前沿技术[1]，鼓励社会各领域积极探索区块链技术与本领域的融合。当前，我国区块链产业飞速发展，人才和资本不断涌入，区块链技术开始在金融、版权交易、电子证据等领域得到实践[2]。在档案领域，专门档案的管理部门（如专门管理会计档案的部门，或专门管理医疗档案的部门）也纷纷研究验证了用于支持电子文件创建及保存的区块链应用系统[3][4]，但对于支持电子档案归档及长期保存的区块链应用研究目前还很少。因此，笔者尝试结合区块链技术的特征与我国主要的电子档案管理模式，提出具有实践性的应用方案，以期完善我国的电子档案管理。

1电子档案管理中存在的信息易变性问题及现有解决办法

与传统档案相比，电子档案更加依赖组织机构的管理和技术环境。首先，数字存储设备的可重写性使电子档案容易被伪造、篡改和删除而不留痕迹。其次，由于信息和存储载体可分离，数字信息可以在不同存储载体间自由转移。在这个过程中，计算机病毒、外部磁场干扰等也会导致电子档案信息损毁或丢失。最后，电子档案载体性能的不稳定、软件版本更新导致的电子档案迁移等，都可能造成电子档案信息的变化。因此，为维护电子档案的真实、完整、可用和安全性，档案部门通常使用元数据描述电子档案的管理过程，追溯对电子档案的一切操作。“捆绑”元数据后，电子档案可以自证在其管理过程中未被非法篡改或伪造。该做法虽然保证了电子档案对于管理系统的相对独立，但也导致管理难度大大提升。电子档案总量庞大，每一份电子档案都具有众多类型的元数据，在电子档案长期保存过程中，若定期或不定期地监测这些元数据以保证电子档案真实性，需要付出较高的时间成本。若能采用某种技术，直接反映电子档案信息未遭非法更改，则能简化对电子档案真实性的元数据鉴定，提高电子档案管理效率。

2在电子档案管理中应用区块链技术的可行性分析

工信部发布的《区块链参考架构》将区块链定义为：“一种在对等网络环境下，通过透明和可信规则，构建不可伪造、不可篡改和可追溯的块链式数据结构，实现和管理事务处理的模式。”[5]区块链一般可依据开放程度的不同分为公有链或非公有链。链上还可以存储一些可运行的代码，即“智能合约”来操作数据，以支持区块链在全领域更灵活的应用。根据区块链技术的特点，可以从以下方面分析区块链与电子档案管理结合的可行性。第一，技术可行性。区块链由数据区块组成，每一区块都存有上一区块的哈希值，因此各区块间“环环相扣”，对任意区块做出任何一点改变都会导致此区块以后的所有区块发生变化，这使得区块链上的数据不能被任意修改或删除。这种可追溯、不可伪造或篡改的特性恰好与维护电子档案真实、完整、可用、安全的需求吻合，该技术可被用于真实记录电子档案在管理过程中的全部变化，追溯电子档案原件，有效处理信息易变性问题。第二，管理可行性。各电子档案管理单位中参与区块链数据存取的计算机及其他终端被称为区块链网络中的“节点”。区块链技术要求只有绝大部分节点达成对同一份电子档案合法性的共识，其中的档案信息才能被区块链承认，成为不可更改的记录。这样的规则构建了一个信任体系，即无需“公正”的第三方介入，没有信任基础的两个节点可以在数学和计算机技术的保证下建立互信，直接认定区块链中的档案信息可信并加以使用。电子档案不再需要通过繁杂的元数据鉴定自证真实性，这样的做法有助于降低电子档案管理时间成本，提高档案体系运作效率。第三，社会可行性。对于公民而言，区块链构建的信任体系能提升用户对电子档案的信任程度，间接增强了公民与档案机构间的信任关系。对于我国档案事业来说，区块链把所有电子档案管理单位连到一条链上，使档案行政管理机关可以从更宏观的角度对各单位进行统一监管与指导。

篇9：电子档案管理模型分析论文

笔者认为，具有长期保存价值的电子文件在归档前应已经做好关于真实、完整、可用、安全性的保障，因此不再考虑电子文件的形成、积累与整理阶段。本文提出的电子档案管理模型主要应用于电子文件归档进入档案部门后的电子档案阶段。通过这一模型，可以判断电子档案在保存阶段是否已被修改，以及如被修改，改变是否合法，最终确定档案是可信的真实记录。

3.1模型要素设计

结合我国主要的电子档案管理模式，笔者为本模型设计了以下几项模型要素。3.1.1区块链区块链加密存储了电子档案原件和电子档案管理过程中合法生成的各版本电子档案的档号及数字摘要信息；且由于各类档案信息不可能做到完全公开化，因此选择读写权限受一定限制的非公有链——联盟链作为区块链的基本结构。以电子档案管理资质作为联盟链节点的准入依据，由全国各级各类电子档案管理单位节点共同形成一条链。加入的单位越多，区块链可靠性越大。3.1.2多类型电子档案管理系统主要包括具有电子档案管理模块的业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统及部分地区的文件中心，覆盖了我国电子档案归档后可能存在的多类场所。这些系统负责电子档案的日常管理和提供利用。3.1.3档案代理档案代理由各电子档案管理单位使用，是用于处理区块链和多类型电子档案管理系统间相关事务的代理程序。档案代理保管所辖区块的密钥，并在功能上划分为存储代理和检索代理：存储代理预设了多类角色，不同角色拥有利用不同类别、不同内容档案的权限，如某类用户只能利用可公开档案，另一类用户可以利用全部档案等，它从多类型电子档案管理系统中接收档案，按既定规则判断处理后将档案信息写入区块链；检索代理存储了多个处理步骤，负责检索、获取电子档案并将其提交给有使用权限的用户。3.1.4用户及管理员用户即对电子档案有利用需求的所有社会人员，在各级各类电子档案管理单位注册身份信息后便可依法查阅档案。管理员指各电子档案管理单位中负责电子档案管理的工作人员及技术人员，他们分别从档案管理和技术的角度对各模型要素故障和错误信息进行分析和处理。

3.2模型流程设计

3.2.1归档前准备工作在电子文件形成阶段，当文件形成者创建或接收到一份电子文件时，需根据文件内容设定保密期限和利用范围。若电子文件利用范围划定不是特别明确，但某单位或个人确有工作需要时，可以在上报审批后赋予相关人员一定的权限。3.2.2电子档案的'相关信息存储当电子文件管理责任转移到档案部门，即电子文件归档进入具有电子档案管理模块的业务系统、电子文件管理系统时，存储代理将读取电子档案的内容及元数据，并据其内容计算得到一个固定长度的数字摘要hash1。若档案涉密，则凭涉密电子档案利用权限信息界定拥有其访问权限的角色，并依据保密期限推算其解密时间。存储代理将角色和时间写入代码，形成智能合约，同电子档案档号、hash1值一起加密存入新区块的区块体，加密密钥由档案代理保管。此时，智能合约保证了只有当用户拥有电子档案利用权限或当涉密电子档案度过保密期后，区块链才向外输出hash1值。最后，当新区块体存储数据达到设定容量值时，由时间戳等特征值构造出新区块的区块头，将新区块连到区块链的末端。在管理过程中如果电子档案由于必要的管理措施在内容、利用权限或保密期限方面发生了变化，那么发生变化的档案管理单位需将新版本的电子档案信息存入区块链。3.2.3电子档案的检索与验证当用户需要利用档案时，先通过网络、查询系统等渠道查阅档案目录，得到所需电子档案的档号，再向各电子档案管理单位提供档号，提出检索请求。收到请求后，各单位检索代理先依据用户注册信息判断用户角色，再凭档号在区块链上检索出存有最新版本档案信息的区块。代理用密钥解密区块上的信息后，智能合约自动运行代码，并结合该用户的角色和电子档案解密时间判断是否输出hash1值。当获得hash1值后，检索代理将该值与档号一同提交给多类型电子档案管理系统数据库。此时拥有hash1值代表用户通过验证，已经拥有查阅档案的权限，数据库便可凭档号调取电子档案返回给检索代理。检索代理根据从数据库得到的档案内容计算出数字摘要hash2。验证hash1与hash2值，若hash1=hash2，证明获得的档案在上一次合法变动后没有变化，电子档案依然真实、无残缺、可检索且安全，检索代理便可将电子档案提供给用户。3.2.4不真实电子档案的追溯与恢复如果验证时hash1不等于hash2，则代理将错误信息提交给管理员。管理员根据数据库日志及该电子档案存储在区块链上的各版本记录判断档案变化的原因，排除技术故障或追溯意图非法获取、篡改档案的用户地址和时间，向其追责。随后，管理员根据区块链记录和数据库日志适当恢复档案，并根据恢复后的档案内容计算得到新的数字摘要hash3。若hash3与hash1对比后相同，则证明管理员恢复得到了原档案。3.2.5电子档案移交及移交后的检索验证在保存一段时间后，具有较高价值的电子档案需从文件形成机构移交至档案馆，此时文件形成机构需同时移交该单位档案代理保管的密钥。当用户需要利用档案馆中的电子档案资源时，同在各电子档案管理单位中一样，检索代理向电子文件长期保存系统提交档号及区块链上保存的hash1值后，即可获取电子档案。然后检索代理对比hash1与hash2值，若二者相同，用户便能得到相应的电子档案。

3.3模型优势分析

3.3.1系统适应性模型使用档案代理完成区块链与多类型电子档案管理系统间的交互。首先，这一结构保证了电子档案管理模式的稳定性。通过隔离区块链和多类型电子档案管理系统，区块链在维护电子档案真实、完整、可用、安全的同时不破坏当前所有对电子档案的管理与保护措施。其次，数字摘要有效降低了区块链的负载。在区块链上存储全国的各类电子档案及其元数据，将需要巨量的计算资源和巨大的区块链存储空间。而档案代理将电子档案的数字摘要代替电子档案本身存入区块链，可以大大降低区块链的负载。最后，档案代理增强了模型的可拓展性。作为一个单独的程序，档案代理具有较强的封装性、灵活性和拓展性，开发人员可以基于现有功能做更多开发与优化。3.3.2管理高效性智能合约的灵活运用可以提高管理效率，实现电子档案的自动化、精细化管理。它可以到期自动解密涉密档案、自动审核涉密档案利用权限。这些操作有效减少了电子档案利用时的申报审批时间、降低了人力成本和电子档案服务过程中的主观性，保证了服务质量的稳定性。同时，它也将电子档案管理粒度细化到单份档案的水平，使档案部门实现更加精细化的管理。3.3.3模型安全性在内容层面，区块链上的数据无法被篡改，电子档案在保存期间的所有变化都可被追溯并适当恢复；在结构层面，区块链数据的分布式存储使得少量节点的故障难以影响整个区块链的安全；在访问层面，区块链技术的加密机制将没有相关密钥的节点拒之门外，降低了非法访问的可能性。另外，联盟链的结构确立了严格的准入限制规则，确保了电子档案管理参与各方具有一定风险抵御能力。

篇10：高校电子档案管理对策论文

高校电子档案管理对策论文

摘要：文章首先分析了办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题，并提出了办公自动化背景下高校电子档案的管理，包括健全电子文档管理的相关制度；做好电子档案管理的需求分析；规范档案管理体系；增加人员的内部培训。

关键词：办公自动化；高校；电子档案管理

自动化办公系统（OfficeAutomationSystem，OA），是一种利用技术手段提高工作办公效率，以实现办公自动化处理的系统[1]。该系统能全方位迅速采集、处理信息，对高校的科研、教学和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校档案管理工作缺乏统一的制度规定，导致电子和纸质公文的管理工作效率较低，错误率较高。因此，科学设定自动化系统，合理使用电子档案管理系统是高校需要解决的问题。

一、办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题

（一）管理制度不健全

部分高校办公自动化管理由于缺乏完善的档案管理制度，操作方法混乱，导致各学院和各级管理部门的工作人员工作职责不明确，出现问题时各部门互相推诿，从而使电子文件和纸质文档处于无序的管理状态，大大增加了工作人员的工作内容和工作难度。高校在办公自动化方面投入的资金不足，改革力度欠缺，导致档案管理过程中归档方式、要求、程序不统一，致使后期的整理保管和编目工作难以开展。另外，一些高校的档案管理人员缺乏专业技能，使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，可能存在误操作、文件被病毒损坏等意外事故，导致归档的电子文件无法保证其真实性。

（二）信息收集难度大

高校学院众多，各部门独立性较强，因此整体档案的信息收集需要跨越诸多部门，难度较大。对于学校下发的通知，各学院自行在校园网上下载、打印、填写，未能及时完成提交工作；各部门的文件归档职责不明确；一些学院存储容量小，不能完全保留旧文件，导致若干有价值的文件被覆盖。

（三）电子档案管理不科学

在电子档案管理工作中，很多高校已经形成了硬件存储档案和云文件存储档案两种方式，利用这两种储存方式能够保证文件抵抗各种方面的风险。只需要做好相应的防火墙工作就能够保证文件信息的安全性。但是在进行该方式的管理中始终存在着工作人员将档案进行更改之后没有对原文档进行管理的问题，使档案库中出现很多内容相似，但是难以分辨其有效性的档案。

（四）缺乏专业的技术人员

在我国的高校中，大部分的管理人员都是一些有着较高职称的教师，其中很多都是学校某个方面的学科带头人，平常有着较为繁重的教学和科研任务。为此，很多人员对于自动化的电子档案管理技术不够熟练，使用这一技术时难以达到提高工作效率的目的。如果高校进一步引入新的技术型人才，就可能出现一些级别较低的工作人员接触过多学校的核心资料，对于学校内部资料的安全性造成不利的影响。

二、办公自动化背景下高校电子档案的管理对策

（一）健全电子文档管理的相关制度

只有完善相关的电子文档管理制度，高校各学院和各部门才能在收集、归类和整理电子档案和纸质文档过程中遵循统一的标准和要求，按照时间和范围规定，及时完成信息的录入和保存，为后期信息应用节省时间和精力。另外，相应的工作人员必须具备专业的操作技能和较高的综合素质，以保证信息的.安全性和系统的可靠性[2]。

（二）做好电子档案管理的需求分析

高校引入电子档案管理系统需要针对学校自身的情况和需要制定系统，要对系统中的各项功能进行具体的需求分析，使其符合组织档案管理的特征。各学院和部门要积极配合，建立数字化校园，使自动化信息处理成为管理师生信息的专业化平台。

（三）规范档案管理体系

在进行电子档案的修改工作时，需要工作人员根据实际情况进行审查。在确定能够实现电子档案更改之后，还需要对源文件进行标记。在保证更改内容的正确性之后，将源文件删除，将改动的文件上传并保存。

（四）增加人员的内部培训

为了保证工作人员在进行电子档案管理时能够享受快捷的文件管理方式，可以对管理文件的工作人员进行集中培训，促进其在这方面操作能力的提升。同时，可以寻找一些品学兼优的学生协助教师进行信息收集工作，减少教师在这方面的工作压力。

三、结语

高校办公引入自动化系统能够有效提高管理的工作效率，电子档案管理系统能够切实为广大师生和管理人员提供便捷，但高校需要根据自身的特点有针对性地进行系统应用和技术更新，避免电子档案管理和纸质档案管理出现重复、无效管理等问题。

参考文献：

[1]王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理[J].人才资源开发,(2):155.

[2]许佳.高校办公自动化条件下的电子档案管理探讨[J].科技信息,(20):481,483.

篇11：食品药品检验电子档案管理探讨论文

食品药品检验电子档案具有以下优势：一是占用空间少。传统的档案存放各种大型档案柜储存各种案卷，需要占用大量空间。档案管理信息化后，不再需要大的存储空间，也不需要进行繁琐的排序和归档工作，只需要一个小芯片就可以存储电子档案，档案保存的时间更长，存储的内容更加完备。二是信息处理效率高。纸质文件资料在档案管理信息化后将形成电子文件，并立即进行归档分类处理。文件资料的存储、收集、登记、检查和统计将获得更加迅速的结果，这不仅使文件的归档率和文件内容的完整性得到了保证，而且也利于档案的搜索和利用。三是实现了共享资源。资源共享一直是传统档案很难实现的功能，当需要查阅时只能亲自去档案室。实施电子档案信息化管理后，能有效地解决这一问题。

篇12：食品药品检验电子档案管理探讨论文

4.1加大档案管理投入，提高创新能力

管理层要更加重视档案管理，从资金、存储空间等方面及时解决档案管理中出现的问题。对于基础设施建设，要做好三个方面的工作。第一，建好网络环境。网络环境包括内部网络、专业网络和公共互联网+。内部网主要进行食品药品检验档案信息的传递、收集、预处理和检索内部信息。企业内部专业网络是负责食品检测系统的验收和信息收集及交付业务的一个处理系统，为专用网络用户提供信息服务；公共互联网面向公众提供服务，向大众媒体提供各種方式的档案信息查询和浏览服务。第二，建好硬件环境。食品药品检验档案信息管理主要包括电子档案管理系统和数字档案的建设和运行。根据整个系统的需求，建立具有高性能、高并发用户的大容量存储和访问服务器系统的信息资源数据库，配置光端机、高速网络交换机、路由器、安全设备和数字处理设备。第三，建好软件系统。软件系统包括应用软件工具和系统工具两大类。系统软件的主要作用是在计算机系统中建立操作平台，协调和管理各种独立硬件之间的工作，使它们能相互配合完成各项系统指令。应用软件是一种满足用户在文件领域解决具体问题的应用程序，如OCR识别、数字图像处理、校对、质量检验等一系列专用软件。还要对基层食品药品监督管理人员开展教育培训，提高他们的专业素质和专业技能。

4.2整合食品药品检验档案资源

经上级部门批准后，对食品药品检验档案资源进行整合，并按照授权的范围对库存文件资料进行编目整理。完成以上工作后，招标采购电子档案管理软件；整合硬件设备，包括文件柜、个人電脑、小型电脑、数码相机、扫描仪以及其他外围设备和网络设施；在此基础上，建立食品药品检验电子档案数据库、食品药品检验电子档案管理系统和食品药品检验信息网站。不同文件格式的电子信息资源存储在食品药品检验院的服务器数据库中，由食品药品监督检验信息网站开展公共信息的查询服务，通过食品药品检验电子档案为食品和药品管理信息系统和食品药品检验档案管理数据库提供后台管理支持。满足大众查询利用档案的需求，使食品药品档案管理在建设和谐社会中发挥良好的作用。

4.3在食药检档案信息化建设中运用云技术

把云技术运用在通过信息网络查询食品药品检验档案具有很多优点。首先，减少了维护硬件设施的成本，通过使用云计算技术，可以把保存的档案信息资源直接放在云平台上，降低了采购服务器和计算机网络设备的成本，降低了设备维护和设施更新的成本。其次，减少了档案信息管理系统的开发和维护方面的开支。目前，云技术已经相当成熟，云存储平台的直接应用不仅节省了硬件设施，还可以直接利用云平台管理技术管理档案和信息资源，降低了研发整个管理系统和对系统进行持续维护升级的成本。第三，避免“信息孤岛”现象的产生。基于现有硬件和网络基础设施，当地食品药品监督检查和档案管理机构在不同的地方可以考虑建立一个本地云平台，进而建立一个国家档案管理信息系统平台。在此基础上，以实现国家统一管理食品药品检验档案信息。当然，使用云技术也不是完美无缺的，由于云服务企业掌握了食品药品检验档案的原始信息，如果云服务企业利用这些信息牟利，将对食品药品检验档案管理带来不利的影响和危险。因此，关键问题是要保证云服务企业的服务质量和业务诚信不存在风险。因此，要进一步加强监管体系建设，进一步完善相关法律体系。此外，我们需要利用现代信息技术促进低碳管理。例如，为某个主题创建一个数字存档数据库。在资源共享原则的基础上，合理有序地进行工作分工，以满足大众对档案信息使用的需求。建立在线档案阅览室和线上展览厅，突破空间和时间的束缚，大家可以实时通过在线档案阅览室和线上展览厅查询档案。建立查阅网络档案BBS，更大程度发挥以用户为中心，通过互联网直接咨询和信息发布，促进基层食品药品监督规范化管理。

5 结束语

总之，当前档案管理工作发展的主流方向是档案信息化，信息化程度越高越能体现出档案利用的水平。然而，食品和药品检验档案信息化建设并不是一蹴而就的事业，而是需要付出长期艰巨的努力才能实现的任务。应该参考国内外同行的成功经验，做出符合实际情况的计划，建立档案管理和档案服务在网络环境中的基本框架和基本方法，推进国家管理网络建设，“双套制”档案管理和网络安全技术，充分实现档案管理信息化、低碳化，进一步提升食品药品检验档案社会服务功能。

参考文献：

[1] 王楠楠.食品药品检验档案管理信息化建设研究[J].中国信息化，（10）：73- 75.

[2] 陈玉帝.档案管理信息化建设研究[J].中国管理信息化，（14）：198.

[3] 齐兵.新时代食品药品检验档案管理工作创新对策研究[J].办公室业务，（5）：98.

篇13：食品药品检验电子档案管理探讨论文

食品药品监督检验研究院所是国家和地方食品药品质量保证体系机构和技术支持部门，是一个基于法律规定的国家药品和生物制品的质量检验机构和技术仲裁机构，承担对食品、医药、保健食品、生物制品、化妆品、实验动物等多类型产品注册的审批，生物制品的进口检验、监督、检验和安全评价及发放，负责国家食品药品检验与真菌类有毒物质的研究、生产、销售和管理，并进行相关技术研究。食品药品检验记录检验、科研、培训和管理及其他内容，主要包括食品和药品检验服务以及食品和药物检验管理，归于科技档案的类别，不仅与一般档案“自然形成”“历史记录”“使用价值”和其他属性相一致，还有其独有的特征，例如材料的分散性、较强的时限性、较高的使用频率、查询困难、信息的多样性，较强的专业性等。当今信息技术日益广泛的应用，借鉴国内外档案管理的先进经验，运用计算机技术中的云计算、网络技术等手段，建立电子食品药品检验档案，拓展、深化档案信息资源向公众开放，将有效地改善食品药品检验档案的服务质量和效率。

篇14：食品药品检验电子档案管理探讨论文

3.1电子档案建设相对滞后

以往我国档案管理以黑白文字为主，纸质档案是留存记录的主要载体，档案管理工作未能跟上时代的发展的'步伐。由于单位对档案管理投入相对较少，重视程度较低，导致普遍认为保存档案就是单纯为了保管档案文件，这种思想使得档案管理失去了活力，从而导致档案远远没有发挥其应有的作用，这不利于电子档案的发展。当前，尽管大多数的食品和药品检验机构开始高度关注食品药品档案信息化建设，但是由于缺乏电子档案管理的经验和方法，仍采用传统的手工方法来进行大部分档案管理工作，绝大多数食品药品检验档案仍停留在收集存储的阶段，不能实现食品药品检验档案的自动化管理和实时处理网络档案信息资源，难以适应食品药品监督管理工作的发展节奏和食品药品检验工作的实际需要。

3.2电子档案管理软硬件设施配置不足

由于大多数的食品和药品检验机构建立时间不长，基础工作条件相对不完备，没有为档案管理工作配备专业人员和专门库房，防火、防盗和防潮等安防措施没有得到有效落实，没有安装如空调、除湿机等维护设备。电脑、打印机、扫描仪是档案管理的基本配置，但是一些档案管理部门甚至没有扫描仪，也没有建立全面的实验室信息管理系统，档案查询管理仍然处于人工阶段，这非常不利于食品药品档案管理的信息化发展。与此同时，电子档案管理的标准不统一，在处理和管理档案上没有一致的规范，很难实现共享所有档案信息资源。此外，食品药品检验机构档案管理团队人员配备不足，知识结构跟不上发展步伐，软硬件质量还须继续提高。

3.3查询档案不便捷

目前，许多食品药品检验档案的保存还处于纸本阶段。经过长时间的积累之后，存储的文档越来越多，占用的空间相应也越来越大。此外，由于查询不方便，有些内容需要保密，给查阅食品药品检验档案增加了难度，档案的利用率和开发程度相对较低，这与公民享有平等使用档案资源的权利之间产生了矛盾。例如2016年，济南市食品药品检验所档案的借阅量仅占档案总储存量的3%左右。除上述原因外，食品药品检验档案由于自身存在保密性的特点和获取信息的渠道不通畅，也造成较低的档案利用率。

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