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现代文秘人员的素养与文档工作初探论文

时间：2025年01月04日

来源：踏浪无波

编辑：本站小编

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以下是小编精心整理的现代文秘人员的素养与文档工作初探论文，本文共5篇，仅供参考，希望能够帮助到大家。本文原稿由网友“踏浪无波”提供。

篇1：现代文秘人员的素养与文档工作初探论文

现代文秘人员的素养与文档工作初探论文

一般情况下，大多数的中小型企业或者行政机关一般都不独立设置档案馆，相关的档案工作往往是由办公室的文秘人员进行管理与整合，这就要求文秘人员的工作职责并不仅仅在于协助领导做好抄、写、收、发等日常工作，成为领导的好参谋，而且要成为文书档案管理的行家理手。一名优秀的文秘人员，必须在通过努力不断地提高自身综合素质的基础上，做好文档工作的每一个细节，做好现代文秘工作，并使之和档案工作规范管理，促使文书档案的价值得以更大程度的发掘和展示，更好地为单位服务。以下几点将对此作出比较具体性的说明。

一、加强教育培训，提高文秘人员素质。

文秘工作是一项协调性、政策性、实践性以及政治性的工作，要求文秘人员具备强有力的综合性的能力，不断地加强教育培训以及引导他们自主进步，为文秘工作的不断进步以及文档管理的不断创新提供莫大的活力。详细一点来讲，第一，由于文秘工作的特殊性，要求文秘人员在具备了一般工作人员的基本条件之外，还要拥有良好的技能修养、知识修养、作风修养以及品德修养等条件，通过尽可能多地给文秘人员提供培训、学习的平台的手段，让他们在更加宽阔的空间施展自己的才能。同时适当的引入有效地竞争机制，引导文秘人员进行主动学习和工作的积极性与热情，激发他们投入到日常工作中去的责任使命感，为文档工作的顺利进行提供扎实的基础。第二，在所属业务管理部门的指导下，对机关文秘人员、文档管理人员，特别是既是文秘又监管文档的人员加强考核，对于在考核过程中表现出色的人员应当给予适当的言语鼓励或者物质嘉奖，以鼓励他们做好本职工作，也带动其他员工的工作热情和主动积极性。第三，要不断地增强文秘人员的档案意识，逐渐地让他们意识到档案管理是一项技术性、政治性以及机要性的工作，需要时刻保持清醒的头脑和强烈的责任心，在做好本职工作的同时，要站在对历史负责的高度，按照既定的规范和标准处理好每一份公文、整理好每一份档案，为今后能够档案能够发挥出更大的价值做好强而有力的铺垫。

二、强化“文档一体化”意识。

“文档一体化”的内涵在于，将文秘工作和档案管理工作从组织制度到操作程序等都串联起来，形成有序统一的整体，这样不仅可以在减少档案部门工作量的前提下保证档案管理的质量，而且在提高文秘人员素养的基础上为企业节省了不少的人力物力，谋取更加广阔的发展空间。具体来说，首先，各企业单位要将档案的重要性的宣传工作穿插于文秘人员的日常工作进程中，要让他们意识到，档案是人们社会实践的历史记录，文秘人员在工作中时刻将档案的重要性牢记于心，在做好本职工作的同时整理好各类档案，为今后工作的顺利开展提供了扎实的基础。其次，单位要打破传统意义的意识强化方式，尽可能多地开展关于如何做好文秘工作与档案工作的学术交流会、有奖竞答知识竞赛、野外拓展训练等活动，激发员工主动参与其中的热情和积极性，潜移默化地让员工在活动中了解和掌握正确处理好文秘工作和档案工作的良好途径和方式，不断地开阔工作的视野和手段。再者，办公室要加强统筹协调工作的整体规划设置，强调“全过程管理”的重要性，要进行合理的分工，建立合理高效的运作机制，如此一来“文档一体化”自然在员工的日常工作中得到了更大程度上的强化和体现，而且各个部门岗位之间的配合默契也在不知不觉中得以加强，利于单位的长足发展。

三、建立完善的'工作规章制度。

完善合理的规章制度是任何工作都得以顺利开展的重要基础保障，单位要根据国家的相关制度标准以及单位发展情况的现实需求，制定包含对公文的收文、发文签发以及立档等每一个工作细节的制度说明，确保这些程序和规定具备操作性强、具体实用、简洁明确的特性，方便文档工作的需求。与此同时，要加强监督工作，把公文处理工作列入到文秘人员的岗位责任中，并且根据文秘人员的工作业绩进行考核与奖惩，不断地推动文档工作沿着更加规范化、制度化以及程序化的方向发展。要着重强调文书部门立卷的制度说明，各机关办理完毕的文件材料，都要及时地进行分门别类的收集归档，由文秘人员进行统一的管理，切忌拖拉挤压等不良现象的发生。还有，文秘人员平时要养成有计划地收集整理文件的习惯，这样既方面平时的运用和补充，也为年终立卷做好扎实的铺垫。还有，要充分运用信息技术所带来的益处，加强档案管理的信息化建设，根据单位实际情况建立规范化的电子管理系统，在办公自动化系统中将文件工作与电子政务系统结合成有机的系统，在节省更多人力物力的基础上保证了档案的安全和利用效率，也可以通过自动化系统掌握管理动态，及时改正和补足管理瑕疵，保证文档工作的时效性。

结束语：

文秘工作与档案管理工作是密不可分的有机整体，公文是档案的基础，档案是公文的发展和延续，两者既有着同一性又有着相对的特殊性。因此文秘工作人员要不断地通过学习和经验的借鉴提高自我素养，并且探索更多地利于文档工作水平得以提高的良好手段与方式，促进文秘与档案工作的一体化趋势，发掘出文档所隐含的更大的价值。

篇2：文档管理与机关文秘人员素养之我见论文

文档管理与机关文秘人员素养之我见论文

摘要：本文从机关文秘人员的政治素养以及文字、写作等方面，阐述了提高机关文秘人员的素养与文书档案管理的重要性。机关秘书是党政部门和企、事业单位必设的工作人员，机关秘书的工作不仅仅局限于抄、写、收、发，而且还应通过文书整理以及各种具体事务性工作的处理，为领导收集提供准确有用信息，起到领导的参谋助手的重要作用。因此，从某方面说办公室的文秘人员既是领导的参谋，优势文书档案的管理者。所以办公室文秘人员要想胜任自己所从事的工作，必须从强化自身素质入手，才能提高档案管理的质量，才能更好更多更及时准确的为领导提供具有参考价值的信息，从而成为一名合格的领导的参谋助手和档案管理人员。

关键词：机关文秘人员素养文书档案管理

在我国很多党政机关和企事业单位，一般不设立专门的文书档案馆，往往是由行政办公室的文秘人员兼职文书档案管理。因此，机关文秘人员的工作要求不仅仅是抄、写、收、发，而且还承担着做好文书档案管理的重任。文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，文书档案管理是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据，也是领导决策的重要依据。因此，做好文书档案管理工作是办公室文秘的基本功。但是，怎样才能做好文书档案管理工作呢？为此，本文作者结合自己多年以来的工作实践，从办公室文秘人员自己应具备的素质等方面谈谈自己的认识。

一、较高的政治素质和职业道德

机关秘书是党政机关和企事业单位领导办公室的主要人员之一，文秘工作是一项实践性、协调性、政策性很强的工作，作为秘书人员他是领导的得力助手和参谋，因此具备较高的政治素质和职业道德素质是文秘人员做好文秘工作和文书档案管理的保障。秘书的政治素质是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐度的总和。政治素质是机关秘书素质的核心，是衡量秘书是否合格的先决条件。在我国无论是在党政机关、企事业单位还是私人企业，文秘人员具备较高的政治素质都非常重要。秘书的职业道德，是秘书在职业活动中必须遵守的法律、法规或规章制度，它是社会主义道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书职业活动长期形成的产物。文秘人员工作的特殊性，要求文秘人员必须具备较好的职业道德素养，必须注重实事求是，必须做到忠心、守密，否则，是难以胜任机关文秘工作的。所以，文秘人员在从事职业活动过程中，首先要具备良好的政治素质，其次应时刻遵守职业道德，努力成为一名高尚合格的办公室文秘人员。

二、较好文学修养和文字功底

较好的文字功底是文秘人员的看家本领，既是文秘人员搞好文秘工作的基础又是做好文书档案管理的重要条件。秘书作为领导的参谋和助手主要体现在：一是记录和抄写；二是文字材料的草拟方面。记录，包括领导的讲话记录、会议记录、电话记录等；抄写，就是在文件起草过程中或文件传阅、传签、修改过程中较潦草的字或经反复推敲或多次修改和勾画的文稿进行誊写以便于继续修改或交付印制，帮助领导誊写文稿或修改文稿时秘书人员的职责。草拟文稿是文秘人员的主要工作，文稿的起草常常是由秘书根据领导授意或根据领导的提供的大纲性材料进行的。有时领导也会亲自动手进行文稿的起草工作，文秘人员只需进行用词造句的修改或提出建议，以及做出一些收集、补充与核实的工作。有时领导进行口述需要草拟文稿的的主要内容，或者同文秘人员进行讨论形成主要论点，然后再由秘书人员进行收集材料形成初稿。最后一种，领导只是给秘书人员一个题目和几项要求，材料收集、整理以及形成初稿工作都是由文秘人员自己独自完成，最后交由领导提出意见和审核决断。

要达到上面的要求，文秘人员就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应该具备文秘职业应该具备的特殊的文学修养、技能修养和政治以及作风修养。文学修养和技能修养的高低直接决定着文秘人员的称职与否，政治修养和作风修养是决定文秘人员的合格问题。所以文秘人员不仅要提高文学修养和技能而且还要努力提高自己政治素养和作风素养。否则文字水平再高技能再好，只要是作风不好或政治素质不过硬，那都是非常危险的，就像被称为河北省第一秘的李密一样，早晚都会起相反作用的。文秘人员不仅仅只是通过誊写、抄写，记录、起草文件等等形式体现出做好领导的参谋助手，同时由其经手处理的较高水平的`文字材料，也为文书档案提供了较为准确、详实的具有较高存储价值的原始档案材料。因此，综合素质较高的文秘人员，是做好文书档案管理的基础。

三、提高文秘人员的综合素养，促进文档管理

在我国大部分党政机关及企事业单位因为文书档案的特殊性，一般不设置专门的文书档案管理专职人员，而是由文秘人员兼职的。按照档案管理规定，文书档案管理应归属当地档案管理部门领导，因此，机关部室文秘人员必须在坚持党性、科学性与合理性的前提下，按照档案管理的相关制度和原则，努力提高自身修养做好文书档案管理工作。

文秘人员兼职文书档案管理者，主要负责做好其所在单位文书的收集、分类、整理、鉴定、立卷、保护、信息统计等工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约是一个不可分割的整体，一个完善、科学、合理的文书档案管理，能够起到积极的参谋作用。同时，由于机关文书档案管理工作是通过机关部门内设的机构即文档室进行的，而这类文档室对机关来说具有综合性，它不仅是管理文书档案的同时也统管合同、协议以及科技、人事等档案，门类更多、内容更丰富，对文秘人员的要求也就更高，为单位的发展提供的价值也就更大。因此，机关文秘人员在加强文秘修养的同时，必须提高自身作为文书档案管理者身份的有关理论、技能等方面的素养，努力做一名合格的现代化的机关秘书和文书档案管理者，为领导当好参谋和助手。

四、加强机关文秘和文档管理人员培训教育的必要性

目前，在我国大多数党政机关和企事业单位的文书管理工作都是由机关文秘人员兼任，因而文秘人员的自身修养的高低直接决定着文稿的质量和文档管理的水平。文秘工作和文档管理工作虽然从形式上说有着很大区别，但在业务上有着很大的联系，更重要的是两者的工作却常常存在于同一个载体上。因此，文秘人员自身素质的高低决定着文档材料的价值，若要搞好文档管理，必须加强对文秘人员的教育与培训力度。但是部分单位领导对文书档案管理不太重视，只注重技能培训，而对于文书人员的培训力度不够，特别是文书档案管理知识的培训更加的缺乏，突出表现：一是在能胜任机关文字秘书又兼任文书档案管理的兼职人员少之又少，而且岗位还很不稳定，个别领导认为档案管理就是储存文件和材料，秘书的工作就是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，有的甚至把秘书以及文书档案管理人员作为自己的亲信、随从，来去要以符合自己的口味标准为准，这就导致秘书和档案管理人员的聘任往往是任人唯亲的现象发生。其次，不关心对秘书和文书档案管理人员的培训和教育，专业和知识水平得不到提高。

综合以上因素，笔者认为针对秘书人员和文书档案管理人员重要性和在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。一是提高文秘人员和文书档案管理人员进入的门槛，以国家公务员基本素质为基本条件。因为文秘人员工作的特殊性和重要性的特点，在配备秘书时不但要严格挑选而且还要提高门槛，要以选国家公务员的素质条件来考核和选聘文秘人员，以便更好的起到参谋助手的作用；二是加强对在岗文秘人员和文书档案管理人员的培训教育力度，更新他们的知识，以适应新形势和现代信息化时代的要求。当今社会知识更新较快可以说是日新月异，机关秘书人员要想更好的文领导起到参谋和助手的作用，就必须不断更新自己的知识，把握时代发展的潮流，站在时代发展的最前沿，只有这样才能把握准时代发展的脉搏，才能为领导制定出符合时代发展的上策良谋；三是加强对文秘人员和档案管理人员的管理考核力度，激发他们工作的积极性。文秘人员和文书档案管理人员的工作创新性和技能性不太强，大多是有固定模式的管理工作，同一样工作同一个动作干的时间长了人会出现厌倦心理，失去工作的激情。因此，要想激发机关秘书和档案管理人员工作激情和创新意识，必须在所属业务管理部门的指导下，对机关秘书兼档案管理人员按照业绩定期进行考核，合格和优秀的，要给予一定的津贴和奖励，激励他们更好的工作。

机关文秘人员是领导的参谋和助手起到耳听八方眼观六路的重要作用，同时又是文书档案管理者。因此，文秘人员要想既干好文秘工作又干好档案管理工作，就必须先从增强自己的综合素质入手，方能提高自身的文书和档案管理水平，成为一名优秀的文秘人员和文书档案管理人员。

参考文献

[1]邓绍兴，档案管理学，中国人民大学出版社；

[2]傅瑞娟，机关档案管理，中国档案出版社出版，1953年3月。

篇3：大型医院科室文秘人员的工作特征和个人素养论文

大型医院科室文秘人员的工作特征和个人素养论文

[摘要]文秘工作，属于单位工作中的重要组成部分之一。随着我国社会经济的快速发展，劳动分工越来越细致具体，文秘工作也开始逐渐专业化、高知化，且越来越多的大型医院逐步设立科室文秘岗位。同济医院作为华中地区具有重要影响力集医疗、教学、科研为一体的大型现代化医院，其综合实力位居国内医院前列。年门诊和急诊量一直保持湖北省第一。近几年来，随着同济医院规模的扩大和管理工作的提升，陆续在各临床科室设立了专职秘书岗位。作为科室秘书，应明确其工作不但具有综合性，且和中介性，同时还具有从属性。应及时收集相关信息，为科室决策提供依据，因而必须不断提升自身的职业道德修养，加强文秘基本功训练，确保科室内部沟通和交流。

[关键词]大型医院；科室；文秘

一、医院设置科室文秘岗位的必要性

同济医院泌尿外科是全国最早成立的泌尿外科专科之一，是国家级重点学科、卫生部临床重点专科。科室不仅在业界拥有较高的学术地位，而且人员队伍也比一般科室要庞大。不但下设有泌尿外科诊断治疗中心、碎石中心、男科疾病诊疗中心、尿控中心、实验室等部门，而且平时要开展肾结石、尿失禁、膀胱癌、肾癌、前列腺癌等所有泌尿外科疾病的诊治和手术。整个科室目前已经有188人，其中正高级职称12人，副高级职称8人，主治医师24人，住院医师12人，另有多个病区的护理团队。科室的平均年门诊量多达12万人次。各专家医师除每日承担大负荷量医疗工作外，还负担科室临床、教学、科研等任务。因而，为不影响到专家们的临床工作，同时保证行政办公事务及时有效地完成，也为了减轻专家及医务人员负担，从而更好地完善科室管理，同济医院泌尿外科特别设置了专职秘书这一岗位。

二、医院科室文秘的具体工作内容

医院科室文秘是连接科室各位医务人员的桥梁和纽带，对确保科室运转效率的提升起着重要作用。具体对于文秘工作从业者，不仅应具备扎实的文秘基础，还必须具有医学专业知识。其具体工作有以下几个方面：及时掌握科室近期工作动态；处理科室文件并及时整理归档；安排学术会议同时做好会议接待和其他会务工作；协助专家填写各种工作申请表并准备相应材料；协助分管教学的领导安排各层次学生课程；安排并参与研究生入学复试、研究生毕业论文答辩工作；传递、编写、整理和筛选科室信息，用于对外交流；代表科室参加各种会议，并及时有效地传达到人；收发信件杂志、接待来客；维护和购置办公设备。可以说大型医院的科室文秘工作不但责任重大，而且沟通协调能力要强，因而在某种意义上讲，是领导的参谋，即为领导的智囊。

三、医院科室文秘人员工作特征和个人素养

（一）明确医院科室文秘工作的特征

大型医院具有科研、教学、医疗以及培训等方面的功能。归结起来，大型医院科室文秘工作具有以下几个方面的特点：其一，综合性。医院的各个临床科室文秘需要协调和沟通多方面的工作，相应的工作涉及后勤保障、行政管理、科研、教学以及医疗等方面的内容。其二，中介性。医院临床科室文秘需要发挥一个传达信息的联络站的功能，医疗质量管理、专家会诊安排、科室宣传报道等相关的行政职能需要通过文秘来传达和汇报相关的信息，并且反馈实际的情况。其三，从属性。文秘是临床科室领导在实际工作中的良好助手，需要根据科主任等领导的具体指示和决定，自主配合相关领导做好医院中的各方面工作。其四，服务性。医院文秘工作具有较强的服务性。所有这些相应内容都离不开服务[1]。

（二）收集信息为科室决策提供依据

领导的决策和管理往往是依据于对全局信息的把握和了解，而文秘则担负着信息收集以及归纳总结的重要任务。因而在平时的工作中，应注意及时收集所在科室的医疗科研等多方面信息，在梳理和分析基础上，最好形成文字总结，以便科室领导准确掌握近期存在的问题和不足。以笔者亲身工作经历为例，文秘需要积极和医务处、科研处、统计科等行政职能部门联系，收集科室手术量、门诊量、床位周转率、平均住院日、论文课题等主要业务数据，同时将重要的临床医疗指标信息进行同比和环比的.比较，并且定期把这些数据分门别类进行汇总，形成分析报告，定期给科室领导参阅，以便他们准确了解科室工作中的薄弱环节以及亟待解决的问题以便更好地为科室发展做出正确决策。

（三）提升自身的职业道德修养

要做好文秘工作，必须懂得如何做人。如果一个人没有良好的品行，即便拥有很强的能力，也难以做成事。所以，对于一个优秀的科室文秘工作者来说，需要具备一定的职业道德修养，这是立业之基，也是做人之本。作为医护工作者尤其是大型医院的医疗专家工作队伍的从业人员在强调应具备和坚持坚定的政治思想，确保政治方面的敏感性外，还必须时刻关心国家医改政策，提升自身的理论、思想和业务水平。作为文秘人员，应淡泊名利、谦虚谨慎、服务热情、服从领导、忠于职守并且热爱自己的事业，这是做好工作的保证。同时还必须注意工作方法上坚持实事求是，努力做到具体问题具体分析，注意重大问题及时处理，减少不必要的失误。同时，文秘作为贴近领导的工作者必须经受得住诱惑的考验，要具备奉献精神以及任劳任怨的精神，不唯利是图。在此必须强调的是，文秘工作人员应具备严格的保密意识，平时工作中应谨防医院、科室以及专家的重要信息外泄。杜绝将自己摆在“一人之下、万人之上”的地位，更不能错误的把自己当成科主任的化身和代言人，避免借助科室领导的影响力做一些违规的事情。因为越规越线的工作不仅不利于自己的职业发展，而且会影响医院的名声和利益[2]。

（四）加强文秘基本功方面的训练

科室文秘需要持续提升自身的公文处理水平，同时还需要具备良好的文字表达功底。这是成为优秀文秘的重要条件。如果一个科室文秘具有较高的学历，但是文字水平较差，那是难以胜任文秘工作的[3]。而提升自身的文字水平不仅靠背诵简单的写作知识，更需要努力实践积累，在平时应注意请教老师，不断提高写作水平。作为科室文秘全面地掌握和运用公文的写作技巧是十分必要的，譬如对不同公文格式应用要娴熟于心，不能因为马虎大意而造成工作疏漏，影响医院和科室的形象。其次，科室文秘应具备一定的自动化办公技术水平，特别应尝试应用微信这个热门的社交软件平台进行一些任务的处理和事务的通知，提高工作效率。随着科技的发展，目前各项工作的信息化水平都比较高，如果在这种背景下无法正确的使用高效率办公工具，就难以出色完成相应工作。

（五）确保各科室文秘间的内部沟通配合

在当前的医院行政工作中，既要突出“专”，即专人做专事；而且还要讲究“合”，即各个科室文秘在工作中要相互配合，取长补短，共同提高业务水平。可通过在网上建立各部门、各科室秘书间的工作QQ群，形成新老文秘共同进步、新促老、老带新的工作氛围，这样能够确保工作效率的切实提升。在这种模式下，老员工可以发挥自己的经验优势和专业技能优势，能够指导新文秘同事不懂不会的问题，并且促进他们业务水平的快速提升。与此同时，老员工还能够启发新员工的工作思路，能够让他们成长更快，这有利于医院人才资源的可持续性健康发展。

[参考文献]

[1] 叶彤.现代文秘人员的素养与文档工作初探[J].档案与建设.，（2）.

[2] 杨丹.医院文书工作与医院档案的关系探讨[J].福建医药杂志，，（3）.

[3] 赵敏.网络文化与文秘人员的信息素养[J].科技信息（学术研究），，（26）.

篇4：机关文秘人员的工作意识与文档管理论文

摘要：文秘工作是档案管理的一项基础性工作，因此每个党政部门和企事业单位都必须设立文字秘书职位，文职秘书的工作不仅是简单的抄、写、收、发，同时还需要对有关的事物进行处理，是领导的参谋和得力助手。一般来说，机关部门的文字秘书还包含文档管理的任务。档案管理的质量是文书档案的关键价值所在，档案的质量不仅决定了文档管理员的工作质量，也在一定程度上反应了文字秘书的工作素质。文章主要阐述机关文秘人员的工作意识与文档管理之间的关系，进一步突出了机关文秘人员工作意识的重要性。

篇5：机关文秘人员的工作意识与文档管理论文

中图分类号：C93146 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）11-0157-01

随着我国经济建设进程的加快，很多机关部门都建立了自己的档案管理机制。档案管理不仅能够方便对机关单位的资料和档案进行存储，同时还能够促进机关制度更加完善。调查表明，大多数单位都将档案管理交给文秘人员进行处理，文档管理的工作虽然看似简单，但是文档管理的内容非常丰富，作用巨大，因此机关文秘人员做好文档管理的工作很有必要。

1 文秘人员具备文书档案管理的要求

由于我国的机构设置和人员编制存在着一定的局限性，因此大多数的机关部门的文档管理工作都是由文秘人员执行的，但是文档管理工作按照规定是属于管理层的范畴，因此文秘人员进行文档管理时有着较高的要求，在进行文档管理时一定要充分体现实践性、持久性和科学性。研究表明，我国的很多文秘人员在进行文档管理时还存在着许多问题，例如：信息统计和分析时的差错，材料收集和整理时的遗漏等等。这些都会给档案管理造成严重的影响，因此，一个文秘工作人员应该具备良好的工作意识，才能有效的提高文档管理的效率，保证文档管理的质量。

2 文秘人员必须具备的几种作用于意识

2.1 德才兼备是文秘人员进行文书档案管理的基础

文字秘书是领导的得力助手，一般文字秘书需要负责文稿的起草，会议的记录以及工作的抄写等等。其中文字秘书的记录部分主要包含了对会议内容的记录，领导讲话的记录，以及对来访人员进行详细的记录等。文字秘书的抄写工作，主要是对进行审批后，存在勾画和修改的文件进行誊抄，同时还包含对部分字迹潦草的初稿进行誊抄。文字秘书的起草工作，起草是文字秘书的主要任务，也是反映文字秘书能力的重要方面，一般起草工作是由文字秘书与领导共同完成，有时是领导将稿件的核心内容发给文字秘书，文字秘书根据领导提供的资料进行稿件的撰写，有时是通过领导口述，文字编辑记录的方式，还有一种就是领导直接让文字秘书根据题目进行稿件的撰写。文字秘书在进行稿件的起草时，首先应该明确领导的指示与想法，进而体现在起草的文稿中，让领导去决断，只有这样形成的文稿才可以全面、生动、真实的反应领导的决策，也使群众更加了解领导的方针、意图。所以就需要文秘人员具有良好的洞察能力以及基础知识的丰富。秘书人员的丰富知识不但包括书本所学的，还包括要对基层工作和民意民生的了解以及对单位现状和前景的深研。文秘人员要满足上述的条件与要求，就必须注重自身能力与素质的培养，确保达到德才兼备的要求。不但能够在国家岗位上称职的工作，做好领导的“左臂右膀”，还能够为领导的决策提供准确、可靠的数据与资料。

2.2 责任意识是一名优秀文秘人员的必要条件

在许多机关、事业单位里，文秘人员的工作内容都包含了文书档案管理的内容。文书档案的管理是应该属于档案局领导的'工作内容，所以在管理文书档案方面，文秘人员必须坚持党性以及科学性、实践性的基础原则，对文书档案进行统一管理，使其安全完整，达到便于利用的原则要求。文秘人员对文档的管理主要是对信息的收集与整理，以及对档案的奖励，信息的统计与利用等等，这些内容不仅存在着相互关联的关系，同时各项内容之间也存在着相辅相成的关系。其中信息的利用在众多的工作内容之中占中心的位置，其他的工作内容都是围绕着信息的利用进行的。所以文字秘书应该明确，为单位中心工作服务就是文秘的根本任务，因此要求文秘人员必须具备良好的责任意识。文书档案管理工作主要的目的是保证中心工作能够有效的发挥其根本的作用于价值，同时文书档案不仅是历史的凭证，同时文书档案也是科学研究所必须的条件和教育的基本素材，因此文书档案的管理工作非常重要。文书档案的管理一般是在文档室进行，部分较小的机关单位，文字秘书不仅包含了文书档案管理的内容，同时科技、会计以及人事等档案也属于文字秘书的工作内同，因此较小的机关单位的文书档案管理的内容相对较为丰富，这也给机关单位的中心工作创造了有力的

条件，也在一定程度上提高了资料的完整性与准确性，但是在这样的情况下，文档管理工作的难度在一定的程度上会有所增加。因此，这就要求文字秘书不仅应该具备较高的专业水平，同时还应该具备良好的职业素质，具备一定的责任意识。

2.3 自我学习意识能提高文秘人员的业务水平

文秘人员具有角色多变、全面性以及宽广性等特点，因此这就要求一名文秘人员不仅需要具备一般的工作所需的素质，同时还应该根据秘书工作的性质，严格的要求自己，不断的完善自己。文秘人员和一般的秘书不一样，不仅仅是誊抄、跑腿，同时由于文书档案管理工作无需专业就可以从事，所以文字秘书的自我学习意识和自身修养就直接的决定了文秘人员的管理水平以及工作的质量。文档管理工作与文字秘书存在着一定的区别，只是在业务上相互联系，文字秘书的修养决定着文档资料的价值。所以，作为文秘人员，不断提高自身素质以及知识水平是十分重要的。

3 文秘人员进行文档管理的具体实施措施

3.1 加强文秘人员的修养以及管理能力的培训

作为机关单位的文秘人员，不仅需要具备一定的文书编辑能力，最主要的是需要注重文书档案的管理工作，但是研究表明，大多数的文秘工作人员都缺乏一定的管理能力与职业素养，因此加强文秘人员的自身素质、提高管理能力，对工作中存在的不足进行不断的完善，并且应该对文秘人员进行定期的培训。

3.2 强化职业队伍的建设

机关单位的文档管理并不是一个人就能够胜任的，因此需要建设相应的团队进行管理，但是大多数的领导对此并不重视，这样便会严重的影响文档管理的效率与质量。因此，为了有效的改善这一现状，有效的提高机关单位文档管理的效率与质量，应该注重对职业队伍建设的强化。

3.3 注重协调管理

由于文档管理工作经常会与文秘工作出现问题交织的情况，这种现象有时会导致整个工作的正常进行。因此，文秘人员不仅需要协调好文档管理的工作，还应该做好人事协调、部门协调、领导协调等方面的工作。

4 结语

本文主要分析了机关单位中文秘进行文档管理工作时需要具备的条件进行分析，总结了文秘工作和文档管理的关系。文秘在做好一切工作的前提下，需要具备良好的职业素养，这是提高文档管理质量的重要保证。

参考文献：

[1] 邹超君.DNA计算中B-树和B+-树数据结构的研究与设计[D].长沙：湖南大学，2012.

[2] 张艳宾.分析DNA计算机中队列数据结构的设计与实现[J].计算机光盘软件与应用，2012，（7）.