审计档案信息化的安全与维护的论文

下面是小编为大家整理的审计档案信息化的安全与维护的论文，本文共8篇，仅供大家参考借鉴，希望大家喜欢，并能积极分享!本文原稿由网友“曺圭贤吧外交组”提供。

篇1：审计档案信息化的安全与维护的论文

审计档案信息化的安全与维护的论文

一、审计档案信息化的安全

由于各级政府的财政部门和各大企业多数都在开展计算机在会计中的应用工作，组建自己的会计信息系统。虽然审计档案工作有一定的标准，但各单位应用的会计软件没有统一的规定，所以行业内要统一标准很困难，审计档案信息化的安全性、硬件的可靠性尚无可靠保证，这使得反映一个单位经济活动的重要史料和证据———审计业务档案的安全与维护成为审计系统的一个工作重点。我认为在工作中应注意以下几点：

（一）保证按审计档案信息化要求生成审计档案。各种审计信息化档案的生成都要保证档案按审计业务常规化的标准，既要考虑审计业务的特殊性，又要考核会计信息的丰富性。二者有机结合才是一个完整的审计信息化的档案。

（二）审计业务档案信息易篡改问题。审计档案中的会计部分在保管时必须保证其没有经过篡改，传统的纸质档案由于其材质的特性决定了如果被修改就会留下痕迹，因此保留下来的会计档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹，保存前一定仔细核对，保证原始信息的真实。

（三）审计业务档案信息泄密问题。审计信息化档案中的会计档案作为机关、行政事业和企业财务的重要数据关系到整个机关、行政事业和企业的经营活动，需要保证会计档案中的信息不被非法访问。计算机信息的特性，使得对审计档案信息化的会计档案的复制窃取变得更加容易且不易发现，同时，大部分会计软件都没有对存储在数据库中的数据进行加密，简单的复制数据库文件即可很轻易地获得会计信息化档案资料。

（四）审计业务档案信息计算机病毒。现代计算机技术的快速发展，导致计算机病毒日益猖獗。审计信息化档案是以文件形式存储在计算机上的，当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能，而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权，直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备。不仅如此，随着计算机硬件和网络的发展，计算机病毒感染率正在日益提高，感染途径也从以前的存储介质传播发展到现在的在网络上传播。同时，大量的专用病毒和间谍软件的出现也对审计信息化档案的安全造成极大的威胁

（五）保证审计档案安全有效利用。审计档案的提供利用主要服务对象是本单位的各个业务部门。要做到审计档案能够安全效利用，一要严格审计档案查阅利用批准手续，做好查阅利用登记工作，确保审计档案安全利用；二要建立完善的审计档案检索体系，以方便利用者查阅利用；三要开辟多种查阅利用途径，对不涉密和可公开的审计档案，可以通过计算机网络等方式，以电子文本的形式进行查阅利用。在开展提供审计档案有效利用的同时，还要加大对审计档案信息资源开发，例如编辑一些档案资料汇编、基础数字汇总、重要案例剖析等，使审计档案更好地发挥作用。

二、审计档案信息化的维护

审计档案信息化是档案工作发展的大势所趋。要确保审计档案信息安全，必须加强对审计档案信息的管理维护，这不仅要求计算机操作人员具有较高业务和技术要求，而且对存储设备也有一定的专业要求。对计算机操作人员来讲，不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的审计管理方面的专业知识和技能。同时，对存储的计算机硬件来说，要在保证存储数据安全稳定的前提下，尽可能降低存储成本，并选择使用更加方便的计算机及其存储设备。现代计算机常用的外存储设备为硬盘，因其存储量大、存储方便等优点，被各种计算机设备作为外存储器使用，但硬盘是磁性介质，对使用和保存环境要求较高。同时，硬盘的单位存储量成本较高，因此硬盘只适合作为计算机组成部分使用，不适宜做长期和大批量的`数据保存。审计档案如果采用光盘作为一种光存储是比较合理的。而光盘存储容量大且造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低，因此，对数据的存储一般应以光盘存储为主。即使采用光盘，也要用AB备份法，对审计档案数据进行备份，另一方面审计财务软件版本的统一与电子数据的日常处理要相结合。在审计财务软件的选择上，不仅要看软件的功能，还要看软件的开发者是否具有可靠的信誉、足够强的资本和能力。

此外，还应注意审计档案与对应的财务软件版本的一致性，部分审计会计软件在使用的时候还需要使用一些外部设备如“加密狗”，并且在计算机软件和硬件更换的时候做好记录，并将淘汰替换下的软硬件和相关说明文档一并存档。由于许多商业化会计软件在使用时会有诸多限制，这也要求计算机操作人员在保存的时候需要与审计会计软件一起随同会计档案信息进行保存和管理。由于信息技术已经渗透到了经济社会生活的方方面面，成为当前社会主流的管理手段，审计档案信息化建设也为审计档案工作带来了新的契机。审计档案信息化管理是适应社会信息化发展的必然要求，也是全面提升审计档案工作为社会服务能力的必然选择，做好审计档案信息安全与维护是审计档案工作的重中之重，要切实加强这方面的管理与监督工作，使审计档案信息化工作能够与时俱进、安全推进，推动审计档案工作不断迈向新的台阶。

篇2：档案信息化建设安全体系建构与完善论文

档案信息化建设安全体系建构与完善论文

摘要：长期以来，人们都将视线的焦点集中于档案信息化的技术领域，投入大量资金以配置硬件和软件系统。然而，对于档案信息化建设过程中的安全性问题，却缺乏全面、严谨而科学的认知和评价。因此，我们要重视意识领域的薄弱内容，要注重档案信息化建设的安全体系建设，要用完善而科学的档案信息化安全体系，促进档案建设持续长远发展。

关键词：档案信息化；建设；安全体系

现代计算机信息技术普及到社会各个领域，引领了社会信息化的潮流和趋势。档案信息是国家和社会具有保存价值的历史纪录，在信息技术的发展之下，导致了档案载体形式的变化，也对档案的价值产生了深远的影响。纵观档案信息化的建设历程，档案信息在计算机技术的融合之下呈现多元化发展的态势，档案信息管理和服务也正在向数字化、网络化方向前行，随着档案信息化的不断深入，也突显出档案信息的安全性问题，需要人们加以关注，建构和完善档案信息的安全体系建设，以满足现代对于档案信息的使用需求。

一、档案信息化建设中安全体系的意识误区

（一）档案信息安全意识方面的误区

当前人们在开发和利用档案信息的过程中，还存在较为薄弱的档案信息安全意识，对于档案信息的安全性认知还仅限于档案界内部，在社会民众之中缺乏对档案信息的安全性认知和意识，社会民众在大量查阅和利用档案信息的过程中，缺乏档案信息安全认知，导致一些具有价值的档案信息流失于无形。[1]

（二）档案信息安全法制滞后的缺陷

在档案信息化建设的过程中，档案信息化法规并没有形成涵盖全面的法律体系，无法为档案信息化建设提供全面的法律支持，显示出我国档案信息化建设中安全法制滞后。

（三）档案信息化建设中存在的技术“双刃性”问题

在档案信息化安全体系建构的过程中，不可避免地会遇到信息技术自身的“双刃性”问题，这些信息技术各有应用特性，如何安全使用这些信息技术，这本身就存在一个安全问题，因而也不可避免地为档案信息化建设带来技术安全隐患。[2]

二、档案信息化安全体系建构内容与完善

（一）档案基础设施安全体系

在档案基础设施安全体系建构中，要注重基础设施的物理安全。档案基础设施的物理安全隐患来源于硬件设备、网络环境、软件缺陷等，为此，需要使档案硬件设施具有良好的通信安全与容灾能力，要实现网络安全访问、数据加密控制、监测非法入侵等安全网络环境，构建全网数据安全备份体系、网络设备安全体系以及病毒防护体系。同时，还要建构系统软件安全体系，包括系统软件漏洞扫描体系、系统软件安全配置体系等，从而确保档案信息数据的安全与可靠。

（二）档案信息资源安全体系

档案信息化建设中的信息资源安全体系是基础和核心，它对于档案信息的完整与安全具有直接的关联，具体主要通过以下几个方面实现对档案信息资源的安全体系建构：1.传统档案技术应用下的信息资源安全体系。在传统的档案技术应用中，主要是采用纸质和声像的方式，实现对档案的存储和使用，它们同时也是数字化时代下档案信息的重要来源。为此，要保护好传统档案技术条件下的档案信息资源，对于纸质载体的档案信息资源来说，通常需要控制档案库房的温度和湿度环境，注重采用科学的防霉、防虫措施。对于声像载体的档案技术条件下的信息资源来说，主要是控制18℃～24℃的库房温度，并将湿度控制在35%～45%，还要远离磁场。2.现代信息技术应用之下的档案信息资源安全体系。对于现代化信息技术应用的档案信息资源，要构建相应的电子档案信息资源数据备份安全体系，防止重要档案信息数据的丢失。同时，还要建构网络档案信息资源安全体系，由于信息化环境下手工档案查询方式转变为网络引擎查询方式，因而，要应用网络数据备份技术、网络数据隔离技术、数据加密技术等，实现对档案信息资源的安全处理和保护。[3]3.档案信息资源的开发与利用安全体系。档案信息资源主要是为社会民众提供信息服务，这就需要建构档案信息资源的开发与利用安全体系，要采用身份认证或访问限制等技术，实现对档案信息资源的开发与利用安全保护。

（三）档案应用系统安全体系

档案信息化建设中的应用系统安全体系建设，要注重档案信息的完整性、保密性和实用性，要在电子档案文件生成、流转和存储的过程中，最大化地减少安全风险，降低档案信息泄密和漏失的可能性。主要应当包括以下建构内容：1.数字档案馆应用系统安全体系。在数字档案馆应用安全体系建构的过程中，要遵循完整性、开放性、标准性和安全性的原则，重点建构档案信息内容访问控制机制、用户认证控制机制、系统日志管理机制、档案保存机制。2.档案业务管理系统安全体系。在档案信息化的建设之中，档案业务管理系统也要注重安全性，要采用网络安全控制技术，实现对网络接入的安全认证，可以运用VLAN技术实现对网络流量的控制。还要建构档案业务管理系统的'防病毒安全体系，采用必要的查、杀和防御措施，确保业务管理系统的安全。

（四）档案标准规范安全体系

对于档案标准规范安全体系的建构内容，涉及国家档案信息化法规建设的完善程度以及内部档案信息安全制度，这些法规和制度对于档案标准规范安全体系的建构有极大的关联性影响。如果档案信息化建设中的国家法规存在盲区或者缺少针对性的指导，就会使档案信息标准规范安全体系缺乏实践指导意义。同样，如果内部档案信息安全制度存在缺失或者执行不到位，也必然会影响档案信息的安全。因而，需要从档案信息化标准规范的管理性、业务性和技术性等层面，加以建构和完善，使其有利于档案信息数字化资源的长期存储与管理。[4]

（五）档案人才队伍安全体系

在档案信息化安全体系建构的过程中，档案信息化专业人才是最为宝贵的人力资源，为了实现档案信息化建设，需要提升档案从业人员的专业档案素质和信息化素质，要针对档案管理人员信息意识淡薄的问题进行改进和完善。具体从两个方面入手：一是构建和完善档案信息化人员构成安全体系。在档案信息化建设领域中，要以档案专业人才、计算机专业人才的复合型人才结构为主导，培育档案信息化管理的高层次人才。二是建构和完善档案信息化人员信息化培训体系。要运用新技术对档案管理人员进行信息化培训，提高档案管理人员的信息技术运用水平，减少人为失误。综上所述，在数字化、网络化的时代发展背景下，档案信息化建设不仅要注重自身的技术建设，还要注重档案信息化管理的安全体系建设，要关注新时期的档案信息安全问题，防范档案信息的潜在风险，建构和完善一系列档案信息化安全体系，并使这些体系相互补充、相互完善，在国家的档案信息化法规制度要求之下，充分体现档案信息化的现代安全需求，使其与当前的档案信息环境和信息技术环境相契合，全面推动档案信息资源的安全开发和利用。

参考文献：

[1]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，.

[2]李佳妍.企业档案信息化探究[D].云南大学，.

[3]陈思.电子档案安全体系构建[D].吉林大学，.

[4]张宁.基于知识管理的企业档案信息服务研究[D].河北大学，2011.

篇3：基于信息安全的档案信息化论文

一、完善相关法律法规

国家相关部门应当建立健全相关法律法规制度，为档案信息化中电子文件的信息安全提供有力的法律保障。目前，我国已发布了《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》、《电子计算机系统安全工作规范（试行草案）》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《计算机病毒防治办法》、《计算机软件保护条例》、《中国互联网络域名管理办法》等法律法规。这些法律法规我国是保护网络信息安全、打击网络违法犯罪行为的有力依据和基础，但目前，随着信息技术的不断发展，相关法律法规仍需要进一步健全和完善。首先，国家应当加大对保护电子档案信息安全的宣传力度，深入宣传《档案法》，增强社会的档案意识，将电子档案法制观念渗透到人们的思想理念当中。

其次，相关执法部门应当加大执法力度，做到违法必究，依法治党，有效保障档案信息化中电子文件的信息安全。再次，我国相关立法部门应当深入了解目前国内档案信息化中电子文件的信息安全问题，加大对相关法律法规的理论研究力度，更好地修订完善法律法规。最后，我国应当建立健全与档案信息化中电子文件的信息安全相关的法律体系，找出目前法律有待完善的地方，修改不适时宜的法律条款，增强对电子档案信息安全的保护与执法力度，制定专门的电子档案信息安全法。

二、采用先进的现代信息技术

我们应当采用先进的网络安全技术、数据安全技术等先进信息技术，保护档案信息化中电子文件的信息安全。首先，我们应当采用先进的网络安全技术，对网络资源进行访问控制，避免不法分子非法访问和非法使用网络资源。访问控制技术包括入网访问控制技术和网络权限控制技术。其中，入网访问控制技术应当在内部网与互联网之间建立防火墙，防止电脑遭到黑客攻击或病毒入侵，同时，访问者需要接受身份鉴别，经过电脑系统验证身份之后，才能进入网络。网络权限控制技术则应当给予特定的用户和用户组一定的访问和操作权限，使用户在自身权限范围内进行访问操作。其次，我们应当采用先进的安全检测技术，检测与监控网络入侵，阻止内部网络和外部黑客的.攻击与入侵。安全检测应当做到实时监测和全面检测，为档案信息化中电子文件的信息安全提供有力保障。再次，我们应当采用先进的数据安全技术，它是保障档案信息化中电子文件信息安全的关键技术。我们应当选择合适的加密算法，如单匙加密算法和飞对称加密算法等，对关键电子档案采用加密技术，防止档案信息被他人窃取或篡改。同时，我们应当采用备份技术，有效落实灾难恢复策略，直接提高电子档案文件信息的安全系数，采用仿真技术、迁移技术、再生性技术，长期保存电子档案。除此之外，我们应当灵活运用真实保障技术，保护档案信息化中电子文件的信息安全。电子文件作者应当运用电子签署技术，在计算机屏幕上签名，并由收文方对档案信息进行信息认证，并在电子文件中嵌入文字、序列号等水印，有效保障电子文件作者的合法权益。

综上所述，我们应当明确目前我国电子档案信息安全存在的问题，根据实际情况和科学理论，采用科学有效的方法，切实保障档案信息化中电子文件的信息安全。我们应当构建一个完善的电子档案信息安全保障体系，多角度、多方面地看待安全问题，采用法律策略、技术策略、人才与管理策略，提高电子档案信息安全保障效率。除此之外，我们应当加大对电子档案信息安全保护的研究力度，在科学实践的基础上大胆探索、勇于创新，提高我国信息安全保护理论水平和信息安全保护技术水平，促进我国电子信息业的发展，从而促进我国社会经济的发展。

篇4：档案信息化建设与档案管理方法论文

【摘要】伴随现代信息技术不断发展和应用，档案管理工作也逐渐引入信息技术，不断提高档案信息化管理水平，更好地发挥辅助作用，提高档案规范管理效率和检索利用质量，提升档案信息资料最大化利用价值。档案信息化建设需要结合档案管理工作实际内容，针对性进行规划设计和有序开展，才能更好地提高信息融合共享水平。本文对档案信息化建设基本内容进行了简要分析，结合档案信息化建设方面存在的问题，提出了加强档案信息化建设和档案管理的具体对策，希望为不断提升档案科学化管理水平提供一定的借鉴或者帮助。

【关键词】档案信息化建设；档案管理；内容；问题；对策

档案信息化建设是现代化档案管理工作的重要内容和形式，也是顺应时代发展的一种现代化管理方式。传统的档案管理工作由于文本资料整理复杂，受到年限、环境等影响，容易造成丢失，严重影响档案资源的有效利用。积极开展档案信息化建设，能够及时加强档案信息资源的归档整理，便于进行分类查找，从而更好地加以利用。受到技术等方面的制约，档案信息化建设在推进过程中整体进度较慢，效果也差强人意，需要引起高度重视。加强新形势下档案信息化建设和档案管理思考研究，对不断提升档案管理质量和档案资源最大化利用水平具有重要的推动意义。

一、档案信息化建设基本内容概述

档案信息化建设，是指对档案资源进行信息化管理和利用的一种新方式。档案信息化建设是一项系统工程，包含的内容较多，主要分为档案信息资源建设、档案基础设施建设、档案标准化建设三个方面的`内容。档案资源建设，主要是对档案信息整理归档形式和内容等做出的要求。档案基础设施建设，主要是开展档案信息化软件和硬件设施配置，从而更好地提高档案信息资源开发利用效率，实现高度共享。档案标准化建设，主要是对档案信息化建设提出的一些具体要求和规范，从而更好的便于电子档案规范化管理。

二、档案信息化建设方面存在的问题分析

1、对档案信息化建设重要性认识不到位，缺乏科学全面的认知。档案信息化建设，是对传统档案管理方式的一种创新，是新形势下顺应时代发展的一项重要应用技术，长期受到思维、环境等影响，档案管理人员对信息化建设重要程度认识不到位，对信息化建设基本认识缺乏全面的了解，没有认识到开展档案信息化建设的优势，从而影响了档案信息化工作的有序开展。

2、对档案信息化建设资源利用方面存在错误的认识。档案信息化建设最终目的是为了加强档案信息的利用，提高档案管理规范化水平，将有价值的资料进行分类整理，运用电子化的形式进行保存，从而提高保存的规范性，更好地帮助应用。但是目前在档案信息化建设方面往往比较注重档案资料的管理和保存，对档案资料如何进行深度应用等方面缺乏积极探索，从而影响了档案信息资源的有效利用，难以体现档案信息化建设的实质意义。

三、加强档案信息化建设和档案管理具体方法探析

为了进一步提高档案信息化建设水平，更好地发挥好档案应有的价值，建议从以下几个方面进行积极探索：

1、加强档案电子资料管理。在对基础文本资料进行整理的基础上，要提高对电子文件管理重要性认识，充分利用计算机网络技术和软件，对档案文件进行电子化管理，运用电子文件的形式进行存储，分类整理，从而便于集中管理和应用。在具体开展过程中，要建立专门的服务管理部门开展档案信息化建设，加强技术资源配置，同时要加强对电子文件处理管理，对电子档案保存形式，接收方式，处理和格式等制定明确统一的规范，在保存方面要结合不同的档案资料的重要程度设置具体的权限和保存周期，对于需要长期保存的重要资料还要做好备份管理，从而避免出现丢失或者损坏等情形。

2、加强网络档案建设。要建立相关的档案网站，发挥好网站平台的优势，设置内部服务系统和公众服务平台，加强后台建设和管理，从而确保档案信息化建设运转正常，同时，不断加强新设备的引进和硬件设施配置，定期进行升级维护等，从而确保网络档案实现快速传输、交换、应用和共享，提高网络档案科学化、安全化管理水平。

3、加强培训，提高档案管理人员综合素质。要积极选拔优秀的专业人员从事档案管理工作，同时要加强专业技能培训，对专业基础知识、业务素质、计算机网络知识、软件知识和职业道德等方面的知识进行全面培训，严格执行职业上岗制度，定期进行考核评价，从而提高综合素质和服务水平。还要不断提高档案管理人员的薪资待遇，改变边缘化格局，从而提高全员对档案管理工作的重视程度，积极配合开展做好档案信息化建设工作，提高档案利用效能。总之，档案信息化建设涉及到多个方面，需要结合档案管理工作具体要求，在做好基础规范工作的前提下进行科学规划、有序推进、严格监督，才能更好地提高档案信息化建设成效，进而有效发挥档案资源的价值，更好地推动经济社会不断向前发展。

[参考文献]

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的思考分析[J].城建档案，，（01）.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，，（12）.

[3]熊伟.档案信息化建设与档案管理工作研究[J].中国管理信息化，，（09）.

[4]刘娟.档案信息化建设与档案管理问题和对策分析[J].人力资源管理，，（01）.

篇5：档案信息化建设与档案管理思考论文

档案信息化建设与档案管理思考论文

在当代，计算机网络技术的应用对各行各业都发挥着巨大影响，通过计算机网络技术对传统档案管理方式进行改革，是当今提高档案管理质量的主要方法，建设档案信息化已经迫在眉睫。传统的方式中通过纸张来进行档案相关资料的管理，已经满足不了当今社会的需求，相比之下，信息化档案能够更加方便地对档案相关资料进行保存与管理，通过计算机的强大运行能力，能够将档案相关资料的作用最大程度上发挥出来。通过令档案信息化建设与档案管理相关结合，来促进档案管理进一步发展。

1档案信息化建设的优势与特点

通常情况下，档案信息化建设便于档案管理的优势主要体现在以下几个方面：首先通过相关计算机网络技术建设的信息化档案，能够更加方便地保存档案资料。相较于以往的通过把档案资料记录在纸张上用于保存，信息化档案只需要占据计算机极小内存，就能够很好地把档案资料保存下来。以往的纸质档案管理方法可能受天气或时间的影响，记录档案资料的纸张很容易就会发霉变质，而档案资料的也会遭到损坏，档案资料也会因此失去价值。通过建设信息化档案完全不受此影响，能够非常长久有效的保存档案信息。

其次，建设信息化档案能够在很大程度上满足阅读者查询档案资料。传统档案管理经过长时间的档案资料积累之后，档案资料会越来越多，在一定程度上加大阅读者查询档案资料的难度，而通过信息化档案阅读者，只需要通过搜索关键字就能够短时间内找到想要的资料，这也在很大程度上的提高档案使用率，发挥档案资料所存在价值。最后通过建设档案信息化彻底改变了传统档案管理模式，以往的档案管理模式大多数都需要通过人工手动完成，相关的'资料收集、归类与保存都需要相关操作人员来进行。这种模式极其消耗工作人员的时间与精力，而且工作人员在进行相关工作时难免会出错，导致档案资料的准确性有所降低。通过建设信息化档案能够有效地防止这一问题的产生，相关技术人员只需将档案信息归来在网络平台的相关行列当中就可，这种模式在很大程度上方便了档案管理，确保档案资料的准确性。

2档案管理信息化建设现状

当前，档案信息化建设已经成为优化档案管理质量的最佳方法，但是，仍有有许多相关单位并没有对此非常重视，这也造成了在进行相关建设过程中，仍有些许地方不够完善。就当前所存在较为显而易见的操作人员技术问题而言，当前从事相关档案管理的操作人员有绝大部分的综合技术不能够满足建设档案信息化的需要，如操作人员对于电脑的使用方法不够了解，无法高效使用电脑来进行相关档案管理工作。另外，相关操作人员对管理工作不够严谨，没有足够重视自身工作。许多档案管理工作人员没有能够清楚自身职责所在，只注重档案的保管而忽视档案的利用价值。这些原因都会很大程度上降低档案信息化使用效率，从而使得这些档案资源不能够发挥价值。

3档案信息化建设相关介绍

档案信息化所包含的内容具有多样性，从大范围角度来说，档案信息化所指的是结合各个行业的档案资料通过准确合理的整合，从而形成信息化的档案。另外该档案的内容涵盖了经济、文化以及政治方面的资料。将各种资料进行准确合理的整合，有利于将其分享与使用。从小范围来说，档案信息化就是指通过计算机网络技术的参与使得档案原有的信息能够更好的归类，能够使阅读者在进行阅读档案资料的过程中更为方便，给阅读者带来更具真实性、多样性的档案资料。通过档案信息化建设利用计算机网络技术能够有效地把许多现代化的档案资源结合在一起，通过合理地归类能够使得阅读者极为方便查询最具现代化的档案信息，从而使得档案资源最大程度上发挥作用，服务社会以及大众。

4改进档案管理的建议与方法

4.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养

优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。

4.2提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

4.3加强档案信息管理

在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。

5结语

通过建设信息化档案能在很大程度上提高档案管理水平，传统的方式通过纸张来进行档案相关资料的管理，已经满足不了当今社会的需求。因此，建设信息化档案已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。同时也要注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案信息化发展进程。

参考文献:

［1］张玄.档案信息化建设的几点思考［J］.办公室业务,(11).

［2］赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.办公室业务,2014(23).

［3］夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.云南档案,(3).

［4］陈志文,方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策［J］.经营管理者,2014(12X).

［5］蔡杜娟.现阶段档案管理条件及实现档案信息化建设与管理［J］.办公室业务,(7S).

篇6：档案信息化建设与档案管理的探讨论文

档案信息化建设与档案管理的探讨论文

摘要：档案信息化是随着科学技术进步、社会发展，逐步形成的一种新的管理模式，档案管理要跟随时代变化而革新、与时俱进，这样才能更好地适应信息时代的需求，实现档案信息管理的归档、管理、提供服务和收集的效率，满足当前人们对档案信息的要求[1]。本文就档案信息化建设与档案管理的策略进行细致的探讨，内容如下。

关键词：档案信息化、管理、建设

1、档案信息化建设含义

档案信息化建设就是借助或者依托现代化的手段，例如：网络、信息技术、计算机等，在档案的管理中，根据国家相关的档案行政管理部门的要求和相关的信息社会要求，对信息进行管理、搜集、保存的一种管理模式，以档案工作为依托、档案管理学最新理论为指导、以档案资源为对象的管理模式[2]。档案信息的管理主要是依据数字化信息的技术管理方式，实现网络共享，资源共享，最终达到一体化数字管理。

2、档案管理现状

2.1在档案信息化建设中缺乏足够的重视

在非专业档案管理机构中，普遍对档案管理工作不够重视，这些机构中档案管理部门由于不是主要业务部门，因此在人员配备、档案管理设施设备上都多多少少存在“老弱病残”的现象，主要领导对于档案管理标准不够了解，导致机构内部档案管理部门“积贫积弱”，档案管理标准化较差，更别谈档案信息化建设和管理。这也导致了机构内部档案管理人员业务素质不高、工作积极性不佳的现状。另一方面，由于档案管理工作的特性，档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯，遵循于陈旧的管理系统，缺乏时代性的创新，如果让他们重新再接受别的工作形式，在短时间内他们身体和心理上都接受不了，甚至会出现抵触，不愿意轻易改变的情况[3]，如此形成了机构内部档案管理工作的不良循环，使档案管理工作大大落后于信息时代的要求。

2.2对档案信息化的管理标准不明确

在有关档案信息化的管理过程中，还没有齐全、完整、有效的管理制度和有关部门的管理系统。国家档案局对于各单位的档案管理工作，大多数只是发挥业务指导作用，对非直属单位的档案管理工作人员和主要领导的考核、考评并不具有话语权，因此对于相关管理制度和相关的管理系统只是起建议性的作用，并不具备相关行政强制力，对此各行业、各部门档案信息的管理水平参差不齐，标准各不相同，加之各行业、各单位对于档案工作服务于本单位中心工作各有各的要求和标准。因此对于档案信息化的管理实行统一标准也具有较大困难。

2.3档案管理工作人员的素质不高

现今，各单位档案管理人员素质参差不齐，多数人员业务水平较低，主要表现：一是，从其他岗位上调到档案管理工作岗位，半路出家，对档案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要长期的工作磨合才能提高档案管理工作业务技能和档案管理理念的共鸣。二是，工作责任心不强，由于大部分单位对于档案工作不够重视，直接反映在档案工作管理岗位的人员上，基本是“老弱病残”，甚至将档案室作为职业生涯的最后一站。这类人员一是没有精力学习，“心有余而力不足”，更别谈档案信息化建设、管理工作；三是，纯粹抱着“做一天和尚敲一天钟”的心态，根本不想学习，只要不犯原则性错误就行。这种现状，不但降低了单位中心工作的效率，也给他人在事务办理上造成了很多的不便[4]。

3、档案信息化建设过程中存在的一些问题

3.1分散性

档案信息化建设过程中信息重叠现象屡见不鲜，主要原因是因为各单位、部门在档案信息化建设中无法实现信息的联网互通、数据共享，各个部门的信息资源无法互通，就容易造成拥有相同主题信息这样的后果。

3.2异构性

很多部门在接到档案信息后，在数据往资料库转移的过程中导致信息出现了异构，从而导致了很多数据档案信息的来源差异，导致了不同的数据结构，也致使一些文件属性差异，有些甚至出现了特殊的文件形式，从而导致了复杂的信息结构，也增加了人工处理档案信息的困难，浪费了本来就有限的人力物力，也对信息数据库造成了很大的存储压力，增加了维护的负担。

3.3具有滞后性

利用现代先进的电子技术手段建设档案的信息化，这是对原有的实体化的档案信息资料进行数字化的转变，这样可以快速地通过查找计算机目录的形式在计算机上显示出相关度资料信息和想要查找的存储内容。但是档案信息化建设不应该单单体现在先进的技术上，更应该体现在是否具有完善的管理体制上，以及对于档案工作录入的人员是否具有责任心等方面上，现如今，没有及时有效的归档的现象仍然存在着，导致很多资料信息化的缺失，大大降低了人们对档案信息化的信心和效率。

3.4混淆信息化和数字化的概念

有人认为从网上下载的信息就是将档案数字化后的信息，也有人将电子文件和办公手段的自动化认为是档案信息化的建设。从概念上来说档案的信息化是一个趋势，一个目标，或者是一种发展的方向[5]。数字化的档案管理是一种档案信息发展到一定程度后的一种新的信息化的档案管理形式，因此，应该明确不同的概念和其中存在的区别，在具体的档案信息化建设中避免公式化以及操作的简单化。目前，我们只是进行档案信息化的建设，实际上本质还远未达到数字化的发展阶段，档案管理数字化是档案信息化的最终目标

3.5安全性

现阶段许多的档案管理机构和个人对档案的信息化后的安全意识存在不足，防范措施不够完善，不能够认识到信息安全问题带来的后果，只是片面地认为只要建立安全的防护系统就能无后顾之忧。对风险认识不够，不能够及时地更新安全的防范措施。

4、构建档案信息化的策略分析

4.1构建完善水平高的信息化档案系统

想要构建起完整的数字化平台，首先要建立完整的数字化系统，并在此基础上，构建公众服务平台以及内部档案系统，充分利用现今的网络技术，设立符合要求且满足实际需求的宣傳和服务窗口，进而对信息资料进行管理，加强实际应用，达到凸显其作用价值的目的。此外，还要强化信息自身的可靠性与安全性。

4.2充分发挥多部门协作的作用

在对电子文档进行处理、管理过程中，一般来说，原始档案产生部门对相应的.电子信息资源较为熟悉，可以实现对其初步有效整合、管理。电力档案形成以后，档案管理部门一定要按照其内容来完成分类、归档、鉴别等工作，从而对其中有价值的文件进行充分利用，最终实现文档信息化的目的。通过多部门之间的协作，可以提高档案信息化的价值水平。

4.3对电子档案进行处理

电子档案文件建立以后，相关的工作人员要对形成好的电子信息进行审核、鉴别，等确定其中的价值后，将文件设置成只读性，确保文件不可以随意更改，保证文件的原始性和符合性。

5、档案信息化建设的好处

5.1节约成本

档案信息化建设将有利于单位或部门节约资源，避免不必要的浪费。在档案信息化建设之前，档案信息的管理需要档案人员花很多的时间和纸张对档案资料进行撰写，人为地整理撰写档案信息难免会出现漏记和漏写的情况，对于资料的查找更是需要大量的时间，这样做也大量浪费了物力和人力。信息化建设后可以快速地查询到所需的资料，在保存上不易缺损和丢失，也相对简单。

5.2提高工作效率

现代化技术的发展被看作一个将纸质信息档案到信息化的一个过渡过程，现代化的技术能够高效提高对信息查询的效率，还可以节约人工成本，运用现代化的技术对信息处理后只需要很少的人就能完成这份工作，也大大提高了工作人员的效率。

6、档案管理信息化建设的策略

6.1逐步完善档案信息化管理的设施

档案信息化建设的首要条件就是要求基础设施要完善，如果没有这样的基本条件，档案信息化的建设就无从谈起，没有实实在在的意义。所以建立现代的信息化档案管理系统就需要基本的基础设施，其中最为主要的设施就是计算机，其次就是相应的辅助设备，例如：打印机、复印机、扫描仪等设备。在设备条件满足后我们还需要有一套完整的、可靠的系统可以快速地对档案进行录入和查询，也需要可靠的管理系统对档案进行分类管理。

6.2将档案信息化与传统方式并重

档案的信息化建设很重要，但是传统的档案保管方式也不能被我们无情地抛弃，不能全盘否定过去的档案管理方式，比如，现如今的房地产有关的资料文件作为房产拥有者的一个证明文件，就需要纸质文件的长期保存。还有一些原始的纸质档案比电子档案具有更高的学术或历史价值。

6.3提高档案信息化建设的安全性

信息时代，人们生活越来越信息化，随之而来的关于信息泄漏的问题也屡见不鲜，我们应该在现代化信息建设的基础上进一步加强和提高档案信息化建设后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技术和网络上的漏洞，对档案信息管理系统进行攻击，这造成了档案信息的损坏和流失。很多档案信息在没有备份的情况下，导致出现流失的、破损的文件的情况，这就很难对原有文件进行修复和还原，所以，档案管理部门应该对信息管理的系统进行完善和升级，确保管理档案信息系统的安全性和可靠性。

6.4增强管理档案工作人员自身素质

首先要提高档案工作人员的工作水平，熟悉对电子文档和自动化系统的操作，有一些很有价值的书面材料，时间长了后就容易出现破损和陈旧，很多纸质上存在的资料就看不清楚，这就需要管理人员具有一定的专业素质，对纸质资料进行妥善的保管保存[6]。其次，主管领导对档案工作的高度重视。领导的重视是做好工作的重要条件，对于人员配备、硬件设施完善都具有十分重要的作用，同时也能提高档案管理工作人员的工作积极性，从根本上突破档案信息化建设和管理的瓶颈。最后，关于工作人员的敬业精神。这就需要定期对工作人员展开责任教育，使其感受到强烈的自身约束力和使命感，也要执行强有力的管理措施对工作人员形成约束力，保证档案信息的安全。

6.5强化档案信息化建设水平

在对资料以及信息进行接收以及处理时，需要严格按照数据信息的类型及其方式上的差异，充分利用计算机等相关手段来将其转化成数字化，同时根据信息数据的实际情况，做好专门的鉴定、分类以及归档，进行甄别，确保其在保存过程中的完整性、可使用性、真实性和有效性。同时还要制定相应的管理办法，用来加强档案信息化管理的规范，制定相应的制度，严格遵循制度的执行和实施，这样做可以更好地加强档案信息化建设应有的效率和成效。

6.6实现档案信息资源的共享，改变原有的档案管理模式

为进一步对档案信息化管理上的效率和作用的提高，我们必须改变相关工作人员对于档案管理理念的转变，提高档案管理者的态度，加强主动服务意识和反应能力。管理工作人员将信息及时进行整理，确保信息的时效性和真实性，做到信息共享，主动提供档案信息内容，为人们和社会提供有价值的信息。在档案信息化管理过程中，要进一步加强对电子软件和信息内容的检索，确保档案信息的有效性、规范性、安全性、使用性。

6.7坚持质量第一

第一，在有关档案信息化的转移和归类的过程中，工作人员必须做到每一步所做的都能够达到一个高水准，不能因为时间上的限制或者其他的一些托词，导致了质量上的下降。

第二，档案工作人员要提高对自身的要求，加快自己对档案信息建设的知识更新，保证对于档案信息的使用者可以享受到更好的服务、更快捷的服务体验。

第三，档案信息化的建设是国家档案工作的重点和发展方向，所有地区、所有单位都必须要参与进来，在这过程中，我们還需要下列两点并重：1.信息资源的整理与调整的职能并重；2.拓展建设与安全防范并重；软件与硬件并重。

本文所阐述和研究的现代化信息档案管理模式，突出了档案信息化建设的重要作用，和现代化的档案管理系统无法超越的优越性。在此基础上，提出了建设档案信息化的存在的问题，以及建设档案信息化的一些步骤，这些意见为建设现代化的档案管理系统提供了较好的参考建议。

参考文献：

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，（13）：250.

[2]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017（8）：84.

[3]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].办公室业务，2017（6）：132.

[4]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017（8）：143.

[5]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，（5）：58.

[6]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2016（3）：48.

篇7：档案信息化建设与工程档案管理论文

档案信息化建设与工程档案管理论文

摘要：文章探索了档案信息化建设与工程档案管理的涵义，对工程档案信息化管理的重要性进行了分析，并就如何加强工程档案信息化管理提出优化路径。

关键词：档案；信息化；工程建设

档案信息化就是以档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。

2、促进档案信息化建设的几点建议

2、1档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、2提高档案信息化水平技术

（1）配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

（2）档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

（3）对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2、3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在，國家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的`整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3、1加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3、2建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、结语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

篇8：高校档案信息化建设与服务论文

高校档案信息化建设与服务论文

高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。档案是学校建设发展的重要组成部分。随着现代科学技术的突飞猛进，高校档案信息化建设已成为高校档案管理的主要内容。为切实加强我校高校档案信息化建设，加快推进档案信息资源的数字化、管理利用一体化、服务在线网络化步伐，更好地为学校的改革与建设发展服务，学校档案馆近期在档案信息化建设的硬件设施、软件平台、网站建设、人才培养等方面情况，进行了全方位的自查整改建设，内容包括：

1、搭建平台，为推动档案工作科学发展奠定基础

近几年，我校档案信息化建设引起了学校领导的高度重视，档案建设步伐明显加快，取得了明显的成绩，得到了社会各界认可，主要体现在以下几方面：

（1）领导重视，责任落实到位。按照云南省档案局及云南省教育厅的工作要求，我馆召开专题会议，制定档案管理工作的各项措施，责任落实到各科室，将各部门、各学院归档管理纳入到年终绩效考核中，建立奖惩激励机制，为我馆以后的档案信息化建设奠定了基础。

（2）建立档案信息平台。目前档案数据库中已经有10余万条档案目录，经过筛选之后开通了部分文件目录的查询权限，并且建立了档案室局域网，实现局域网内资源共享。我室在省内也是较早计算机管理档案的单位，我校经常安排档案工作人员到省内部分高校和地州档案馆参观学习和经验交流。

（3）加大资金投入力度，软硬件设施逐渐加强。近几年来，学校对档案馆投入的经费逐步增多，档案馆目前有计算机3余台，服务器1台，扫描仪1台。自2006年，档案馆与计算机专业公司合作开发了综合档案管理系统，对全校的专兼职档案人员集中培训，并与学校的OA系统实现无缝对接，提高了档案信息著录、档案查询、数据统计的效率，加大了电子文件归档力度，并将原来的不同格式数据库文件导入的新开发的数据库系统中，丰富了数据库信息。

（4）加强人才队伍建设。2000年专职档案人员只有1人，没有兼职档案人员，随着档案信息化建设的要求越来越高，对档案管理人员的素质要求也越来越高，目前我室有专职档案工作人员3人，副研究馆员有1人，档案专业和计算机专业人员均占较高比例，专业知识结构合理。每个部门都配备兼职档案人员，目前有兼职档案管理人员有70多人。

2、查找问题，明确努力方向

（1）档案利用服务手段滞后。我校建校早，馆内资源全面，涉及到多个档案门类。现今是一个信息时代，在此背景下我校也顺应时代的潮流，使用网络文档一体化管理系统，实现了网络归档，档案查询更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服务工作的作用并没有被充分的发挥出。另外，档案（如学籍档案）的利用率是很高的，所以导致提供档案利用服务的需求量也十分大，因工作效率低，在档案馆时常会出现排队查阅档案的情况，上述现象的产生是基于以下三方面的原因：

①没有完善好档案信息资源基础建设，档案馆内虽藏储着巨大的资源，但因没做好前期的档案管理，如数据著录有缺失，导致档案归档管理没能够良好的和利用服务进行，进而使服务质量难以得到保证。

②利用服务的手段缺乏多样性，现今大部分的档案馆只是将馆藏原件提供给档案利用者阅览，很少采用为利用者提供更多样化的服务，如：文献汇编、网上远程文件查询等。

③没有较强的档案服务意识，相关的工作人员只是进行查询借阅，并不会思考这过程中出现的问题借，那就更别提什么解决措施了，主动服务意识较为缺乏。

（2）专题档案数据库建设急需完善。自成立档案室起就开始对馆藏资源实现计算机目录管理，2006年启用综合档案管理系统，实现了文档一体化，但是随着档案信息的丰富，人们的要求也在不断提高，更注重档案的个性化和精品化，为了满足人们对档案信息的需求，需要建立各种门类的专题数据库。例如学生出国需要英文成绩单，这就需要建立成绩翻译专题数据库；教师每年都要进行职称评定和人事任免，需要建立职称专题档案数据库和人事档案专题数据库等。但是，在前期的档案数据库建设还有不尽如人意之处，如：

①专题档案数据库建设目的不明确。其主要的目的是便于利用，对馆藏资源进行深层次的开发，借此来更好的满足用户的需求，但是实际上的建设过程中却出现了较多的负面状况，如过于重视数量指标、忽视数据的质量以及服务效能等。

②没有明确好专题档案数据库的利用需求。选题是其建立的核心，而选题又依赖于对档案用户需求的深入分析。档案用户需求分析的缺失必然会为档案专题数据库之后的利用埋下隐患。而目前的档案系统在未建设档案专题数据库前，在几乎很少去分析用户需求，进而无法保证数据库利用率。

③没有统一好专题数据库的建设标准。现阶段建设专题数据库的最大难题就是怎样将其标准化以及规范化。从现今而言，还未对数据库建设的标引体系、数据文件结构、软件开发技术等方面制定相应的标准规范，这势必会给档案数据库之后的一系列工作（如档案数据交换等）造成严重的影响。

3、档案信息化建设的思考

（1）改变档案管理理念。档案事业随着档案信息化得到了巨大的机遇以及挑着，为了能够更好的适应时代的发展，加强建设档案信息化是必然的，只有这样才能够有效的提高档案信息的服务水平。想要做到档案信息化，第一步需改变管理理念，树立更重的新意识，如效益、服务以及信息意识，借此来提升档案工作水平。

①建立完善的档案管理制度。在此方面须遵循下列要求：a.规章制度要科学合理且紧贴单位实际以及档案管理要求。b.制度要简明实用，具有较强的可操作性，便于发挥出制度的规范以及指导作用。c.在始终保持严格的执行制度。档案部门有着双重身份，它同时肩负档案规章制度的制定者以及执行者两种身份。在落实规章制度的时候，一定要做到奖罚分明，将制度的权威性给充分的体现出来。

②加强对档案工作宣传力度。a.每年都要定期对学校各归档部门兼职档案人员进行培训，保证档案归档的完整性。b.将档案工作和校史展览工作良好的结合在一起，将校史展览作为引子，进一步的提升师生员工的档案意识，带动档案资源的建设，实现史志和档案工作的联动，较好的发挥出校史展览在育人方面的作用，使档案工作能够进一步的.走进学校中心的工作，为学校中心的工作提供更好的服务。

（2）档案管理手段和服务要创新。在我校的“十二五”规划中，学校在信息化建设中明确提出“推进数字化档案馆建设，提高档案管理、利用的科学化水平”，档建设案信息化的主要目的就是实现应用信息技术、档案信息资源共享，借此来进一步的提升档案利用服务水平。当前档案馆通过提高档案管理水平和计算机技术，可以用更快捷的方式为我校师生提供服务，一改之前被动服务，利用拥有的档案信息优势，挖掘档案数据，积极主动地为学校的改革和发展尽一份力量。

①完善专题档案数据库，实现档案信息资源的整合。开展档案信息资源整合和专题数据库的研究应用工作，建立高等学校档案专题数据库平台，以档案馆藏档案目录数据库中不同全宗、不同类别、不同校区的重要的、利用价值高的档案信息资源（如研究生论文、学籍档案、职称职务、精品课程档案、照片档案、实物档案、人物档案、重点建设工程项目档案等）为主要来源，经过广泛收集、数据分析、加工整合、筛选整理，进行信息的二次开发，之后再将整合后的信息交换至专题档案数据库中，借此来填补通用档案管理系统缺失部分，可以提供给利用者另外一种的视觉感受，不但更好的满足了利用需求，还进一步的优化了利用模式，实现了真正意义上的信息资源共享。

②建立多层次、全方位的档案利用新模式。a.建立健全内部借阅管理系统，档案管理系统是高效的档案利用服务的基础，不无论用户是到档案馆查询利用档案还是在网络提交利用申请，用户都都必须到计算机上提交查询申请，档案工作人员在按照用户所提供的申请，相应的提供服务工作，在借阅工作完成之后，档案管理系统会自动把利用者的身份信息以及档案工作人员查询利用信息添加到数据库系统中，这对于档案馆后期的利用登记和统计工作是十分有利的。b.增强网络编研，现代信息技术对于新时期的档案编研工作而言是十分有利的，因此在进行此方面的工作时，一定要对其进行充分的利用。现今人们的要求随着信息化在不断的提高，需求也呈现多样化，因此需要档案馆的信息资源进行开发以及深度的挖掘，借此来使得档案信息能够提供增值服务，如高校档案编研工作能够通过整理以及优化组合分散的档案信息，将其进一步的编辑成系统化的档案史料，使得其能够更好的为学校的科研、教学提供服务，同时还能够在一定程度上为各部门管理提供决策方面的依据。开展档案编研工作是高校开发、优化档案信息资源最有效的方式。开展档案编研工作可以为档案利用者提供主动的、系统的和有针对性的服务，从而提高档案利用工作的效率和档案管理整体水平的提高。

（3）全面提高档案工作者的素质。档案事业之前发展缓慢是不争事实，要从根本上改变这种面貌，不是通过购买几台计算机和管理软件就能改变的，而是培养出一批信息化建设的技术型、管理型以及复合型的人才，让其具备较强的档案信息意识和档案信息获取能力、分析问题的能力、开发利用能力等，有效地开展档案咨询和信息服务。

①加强培训，提高业务素质。档案工作有着较强的业务性，同时档案管理工作的质量极大程度上受限于档案工作的业务素质。就现阶段而言，档案管理方面的专业人员较少，大部分现有的档案管理人员都不是科班出身，所以导致档案学、档案管理方面的知识较为分散，缺乏一定的系统性，专业程度不够。正因此如，相关的档案工作人员更应该积极注定的加强业务方面的学习，进一步的增强档案意识，提升自身的业务素养，借此来更好的完成相关的工作，替高校的规范管理和长期发展打好基础。

②加强业务学习，提高分析问题和解决问题的能力。信息技术的出现同时改变了原先档案管理模式以及思维方式，我们在要做好档案的归档同时，也要做好档案归档的后续工作，例如各项数据的统计、档案高效利用、档案信息开发以及参加档案文献的研究工作等，这些工作的开展除了需要档案方面的知识外，还需要计算机技术、统计学技术等多方面的知识，因此档案工作者要养成可持续终身教育模式，才可保证档案人员的素质随着时代的进步而进步。

总而言之，高校想要做到档案工作的话，必然要建设档案信息化，保管档案的目的在于档案信息资源开发的利用，高校档案馆只有全面开展档案工作数字化、信息化建设，才能提供齐全完整丰富的档案信息资源为学校的建设和发展服务。

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