今天小编在这给大家整理了ERP功能设计之重新计算采购已交数量，本文共2篇，我们一起来看看吧！本文原稿由网友“哦松”提供。
篇1：ERP功能设计之重新计算采购已交数量
在ERP系统中，为了便于管理，在采购单单身有一个采购订单已交数量，采购订单是否结束，也是根据这个已交数量跟采购数量去比较，当已交数量大于等于这个采购数量的时候，采购单就自动结束。
但是，在ERP系统实际运作中，可能会出现一些异常情况，导致采购订单的已交数量发生错误。这个字段是在进货单或退货单审核的过程中自动更新的，当进货单或退货单审核过程中，用户电脑突然死机或其他意外情况，就会导致近货单或退货单破审。此时，采购订单单身已交数量就会计算错误。故需要运行“重新计算采购已交数量”作业来重新统计这个采购单的已交数量。
一、程序运行界面：
选择采购单号 C可以选择多张。
选择采购日期 C可以选择区间。
二、程序运行时机：
1、在进货单或者退货单审核的过程中，主机发生意外情况，如停电等事故而导致审核失败。
2、其他原因的破审情况，以及觉得这个数量有错误而又查不出原因时。
一般碰到以上两种情况时，就需要考虑运行这个重新计算采购已交数量作业。
三、字段说明。
这个程序的运行界面比较简单，只有两个字段。
一是采购订单号字段。用户可以指定一张异常的采购订单来重新统计采购已交数量。很明显，当用户知道是某张采购订单出现异常的情况下，选择具体的采购订单号，可以提高这支作业的运行效率。同时，用户可以同时选择多张采购订单，来运行这个作业。不过，在这里，系统屏蔽了那些还没审核的采购订单。
二是采购日期。除了选择具体的采购订单之外，企业用户在运行这个作业的时候，还可以根据日期来进行选择。如在不知道采购订单的情况下，可以把当月的所有采购订单都重新计算这个“采购已交量”。
若以上两个字段空白，则表示对所有的采购订单都重新计算一次采购已交数量。不过，在实际工作中，我们不建议这么处理。因为这个计算的工作量太大，特别是当企业系统已经上线了比较长的时期，在系统中积累了比较多采购单的时候，那运行速度会比较慢。所以，一般情况下，我们在项目实施的过程中，建议顾问把这支作业的权限进行控制，只有系统管理员才能够运行这个作业。防止企业用户没事干觉得好玩老是去运行这个作业，给服务器造成比较大的负担。
四、业务逻辑处理说明。
1、首先，系统会把相应的采购订单的单身的已交数量清零。
当在程序界面中，选择了采购订单号或者采购日期的话，则系统在运行这个作业的时候，首先会把这些对应的采购订单中的已交数量清零。若在程序开始界面，没有选择采购订单或者采购日期的话，则系统会把所有的采购订单的已交数量清零。
不过，在我们最新的版本中，还是对这个程序进行了限制。当用户没有指定采购订单或者采购日期的情况下，只会对当前年度的采购订单进行重新统计，而不会对以前年度的采购订单进行统计。因为我们的实施顾问反映，企业用户在运行这个作业的时候，为了方便，常常没有选择限制条件，这导致这个作业运行速度缓慢。为此，我们在新版的程序中加了这个默认的限制条件。除非员工选择具体的采购日期或者采购订单，否则将按这个默认的限制条件来来运行这个作业。
2、重新统计采购订单的已交数量。
首先，系统会根据采购订单号，找出该采购订单号所对应的所有的进货单或者退货单信息。所以，在运行这个作业的时候，企业用户要清楚的认识到两点。一是只有在进货单或者退货单上，关联采购订单，如此的话，系统才会自动更新采购订单的已交数量，在这个作业运行的时候，也才会重新统计，
二是这里指的进货单或者退货单是指已经审核的进货单或者退货单。也就是说，当用户发现采购订单的已交数量发生异常时，先不要着急的运行这个作业，而要先检查一下进货单或者退货单有没有及时审核。若没有及时审核的话，运行这个“采购订单已交数量重新统计”作业，也是没有作用的。而在实际项目管理中，笔者跟其他实施顾问，也发现，有时候用户所谓的采购订单已交数量，往往是这个进货单或者退货单没有及时审核或者没有关联到采购订单所造成的。
其次，当采购单位与进货单位不一致的时候，需要进行单位的转换。如有个企业，他们采购的时候是按箱采购，但是，在入库的时候，则按个进行入库。一般情况下，我们实施顾问是建议采购单位与入库单位必须一致，但是，仍然有不少的企业达不到这个要求。所以，在上个版本中，我们更新了这个程序，允许仓库验收单位跟采购单位不一致。但是，必须在单位转换种，预先定义好转换的规则。所以，当重新统计采购订单已交数量的时候，系统会重新根据这个转换规则进行单位的转换。故，在这里，笔者还要强调一点，就是对于单位转换的规则，不要随便改。如现在可能一箱中装十二个产品;但是，后来供应商为了节省包装成本，在一个箱子中装二十四个产品，此时，我们不能直接在原来的单位转换规则上更改;而应该重新建一个单位转换规则。否则的话，由于同一个单位转换规则前后的转化机制不同，会影响这个作业的准确性。
然后，系统先统计对应的进货单的进货数量，然后，再统计退货单的退货数量。统计出来后，把两个数量进行相减，就是对应的采购订单已交数量。这里再次强调一点，在统计的时候，系统指考虑已经审核的进货单或者退货单，若这些单据没有审核或者已经作废了，则系统是不会考虑的。
3、更新采购订单的已交数量。
系统根据相关的统计，得出最新的采购已交数量之后，就会更新采购订单中已交数量。有时候，还会根据一定的规则，转换成为已交包装数量，等等。
最后，必要要说明一点，这个作业不会影响库存数量。如在这个作业运行之前，采购订单的已交数量为100，但是，运行之后，得出正确的采购订单数量为150。也就是说，系统有50个没有计算到已交数量中。但是，此时库存不会增加50个。因为库存是直接有进货单进行更新，跟这个作业无关。
在运行这个作业的时候，笔者还需要强调几点。
一是单据之间相互关联的重要性。在实施过程中，我们强调无论是进货单还是退货单，都必须跟采购订单关联。只有单据之间相互关联，才能够触发相关的更新动作。如退货单只有跟采购订单进行关联，如此，退货单的数量才会递减采购订单的已交数量;也只有如此，这个退货的补货才能够跟原有的采购订单进行关联。在这个重新计算采购订单的已交数量作业中，这个关联也是必不可少的。否则，这个作业也就无法正常运行。
二是这个作业备品与正常的采购会分开统计。如在采购订单中，特意指明100个是正常的采购，而10个是不计算金额的备品。则在收货时，也会有两个字段，一个是正常的收货数量与备品的收货数量。运行这个作业后，在采购订单中的正常收货数量中，不会包含进货单中的备品数量。在退货中，也是类似的道理。
三是这个作业不但会影响采购订单中的已交数量，而且还会影响采购订单的状态。如某张采购订单，现在其采购数量为100套，而已交数量为80套。其实，这个已交数量是错误的。运行完毕“重新计算采购已交数量”后，采购订单的已交数量为100套。则此时，采购订单的状态就会自动变为“结束”。这个影响，主要在于采购的报表上。采购可能每天需要导出采购订单未结案报表，作为他们追踪订单的依据。若运行这个作业之后，可能在没有进货或者退货的情况下，这个报表就会有差异。所以，这支作业运行完毕后，系统管理员就需要通知相关的人员，让他们更新相关的报表。以保障数据的一致性。
四是这个作业最好在后台运行。从上面的叙述中，大家可以看到，这支作业需要经过一系列的运算过程，根据企业数据量的多少，一般都需要比较长的时间。所以为了减少对于正常作业的影响，最好选择在服务器上运行，并且，选择在用户使用比较少的情况下。还有一点，就是在服务器上运行，可以确保在这个作业运行的过程中，不会发生死机或者意外断电等情况。因为在这个作业运行过程中，若一旦当机的话，则采购订单的已交数量将不会被更新，甚至可能都是零，因为系统在这个作业运行后，第一步就是所有的已交数量都更新为零。所以，在服务器上运行，可能保证这个作业运行的准确性与稳定性。
篇2：ERP功能设计之采购预计进货表（二）
在上篇文章中，笔者阐述了采购预计进货表有关查询条件以及权限的设计原则，在这篇文章中，笔者将继续接着这个话题，谈谈如何设计预计进货表中的相关字段。出于篇幅的限制，这里不会对每个字段都作说明，只是对一些在设计过程中，比较具有“挑战性”的内容进行叙述。或许，大家也可以从笔者的经理中，受到一些启发。
一、预计进货表本身内容的过滤。
预计进货表在生成的时候，除了需要符合上面查询条件所传递过来的参数之外，还必须符合其本身的一些过滤条件。
1、不显示已经结束了的采购单的内容，包括正常收完货结束的，又或者中途指定结束的。所以，在项目实施的时候，需要实施顾问提醒用户，务必在进货单作业的时候，关联到特定的采购单。因为只有如此，在进货单审核的时候，才能够更新对应的采购订单的交货数量。而采购订单本身也才能够根据这个交货数量与采购数量进行对比，看看采购单是否已经收货完毕。另外，若采购订单中途遇到一些意外情况，如销售订单变更等等，不需要采购的，需要即时通过“指定结束”功能，把采购订单手工的指定结束掉。以前我在项目实施的时候，企业用户还经常会碰到一个尾数的问题。如企业在采购的时候，可能需要999套产品，但是，把损耗率考虑在内的话，则需要1001套。但是，供应商由于生产上的限制，只给企业生产了1000套。一般情况下，企业也是允许的。但是，在采购订单中，由于还有1套的尾数，所以，采购订单就没有结束，此时，在生成的采购预计进货表中，就会时刻有这条采购记录。有个客户，一个月下来没有清理这些尾数的采购记录，在生成的预计进货表中，这种尾数记录的采购订单，竟然达50条记录。这就使得预计进货表本身的内容变得非常的庞大，对于后续采购订单的追踪会有不利的影响。总之，遇到这种情况的话，实施顾问一定要建议用户及时的把这些尾数的采购订单指定结束掉。
2、没有审核的采购订单在这里不会显示。采购预计进货表，显示的内容是已经给供应商下单了，但是还没有收到供应商货或者收的不齐的采购记录。所以，没有审核的采购订单在这里当然不会显示。这在设计的时候不会有什么难度，难就难在项目实施上。笔者以前实施项目的时候，有些企业虽然采购订单已经发给供应商了，但是，采购订单却没有及时审核。这主要是因为可能价格等某些关键因素还没确定，但是，生产部门又及时要货，虽然，只好先把采购订单发给供应商，等到采购价格确定之后，再审核采购单。如此操作的话，系统就会认为这张没有审核的采购订单还没有发个供应商，所以，在采购预计进货表中就找不到这张采购订单，
故在跟实施顾问讲解这份表的使用方法的时候，笔者特别强调了这个实际工作中经常遇到的问题。其实，这可以通过采购订单变更单或者其他折中的方法来处理价格不确定的采购问题。
二、表之间的关联处理。
有时候，企业采购员不仅需要知道，还有哪些采购单没有收齐货，同时，他们也需要知道，已经收了部分货的，是什么时候收的，进货单号是多少。若能够提供这些比较详细的信息，这就可以省去采购员不少查询的麻烦。而且，当采购员觉得这份报表有错误的时候，也可以方便的找到到底是哪张进货单出现了错误。
所以，笔者在设计采购预计进货单的时候，考虑到了这方面的需要，所以，在进货单中利用LEFT关键词，进行了采购订单与进货单之间的关联。如此关联之后，就会在采购预计进货表中显示进货单的信息。
不过，不一定所有的企业都需要这么齐全的信息，所以，具体需要显示哪些字段，可以在报表管理器中进行自定义，让报表只显示出自己所希望看到的信息。甚至在同一个系统中，可以按不同用户的需求，定义自己喜欢的格式。如作为生产用户，他们可能只需要采购单的预计进货信息即可，而不需要相关的进货单信息;而采购用户的话，需要在采购预计进货报表中显示进货单的信息。在系统配置中，可以针对具体的用户配置相关的报表格式。如此，只要哪个用户进去，就可以看到自己所想要看到的报表格式。不过，要实现这个目的，就是配置起来要麻烦一点，要针对不用的用户进行配置。
三、排序方式的选择。
产生的报表中，默认按什么方式进行排序呢?这也是需要一个好好考虑的问题，因为我们系统设计的目标，就是让大部分用户能够一拿到这套系统就可以用，或者说，不需要经过太过复杂的配置。为此，我们收集了很多客户的需要，看看他们比较倾向于怎么排序。最后确定分别按如下信息进行排序。
第一个排序字段：供应商编号。当某个采购员希望看到自己所负责供应商的预计进货信息的时候，只需要输入自己的用户名称，就可以找到自己所希望看到的内容。但是，这往往有很多供应商。为此，采购预计进货表若有多个供应商的情况下，则就会根据供应商编码进行升序排列。注意，这是根据供应商的编码，而不是根据供应商的名称。有时候，这两者还是有比较大的区别。
第二个排序字段：预计交货日期。同一个供应商中，也会有很多条未交货信息。这些信息该如何排列呢?笔者默认情况下，把它设置为按“预计交货日”升序排列。也就是说，离交货日越近的采购记录，会显示在越上面，这就方便用户按到期日来进行货物追踪。
