这次小编给大家整理了如何制定订货会方案，本文共8篇，供大家阅读参考。本文原稿由网友“zhongxiaoe”提供。
篇1：如何制定订货会方案
如何制定订货会方案
一、开好订货会要避免以下几种情况
1、订货会开成吃喝会
订货会厂家往往会准备丰盛的美食，让客户在品味美食的同时进行产品推介，但由于控制不当，结果客户喝的酩酊大醉，订货会现场一片斗酒声，货没订出多少，费用去白花，订货会成了吃喝会。
2、订货会开成沟通会
主要是负责开订货会的厂家人员或经销商由于对订货会目的不明确，在开订货会时与客户过多注重与感情沟通，推介产品拉不下面子或认为只要关系好客户肯定会要自己的产品，结果忽视自己要将货物订出去的目标，使订货会成为了经销商与客户的沟通会。
3、订货会开成答谢会
订货会会前准备措施不足，通知客户开会前对客户库存情况和对客户资金情况了解不足，同时还会存在通知客户参加订货会表述不清，告诉客户我们要搞个活动，而对活动内容没有详细说明，客户没有准备，结果客户参加了订货会，但由于没有心理准备，结果使货没订出，使订货会成为答谢会。
二、开好订货会会前准备要注重细节
“成功源于细节”订货会要取得成功注重于细节往往很重要，很多订货会从设计到流程各个方面都做的不错，但是由于细节忽视，造成订货会效果大打折扣，对于订货会前准备要注重的细节主要是在两点：
1、订货会的`准备工作：
细致扎实的会前准备是订货会成功的关键，一般来说订货会的准备工作主要包括以下几个方面：
(1)确定订货会的邀请对象，一般做为食品行业开订货邀请的对象主要是大的二批、分销商及大的买场或连锁超市的主要负责人，细节之处是尤其要抓住在订货会中起决定作用的人员。
(2)确定订货会的主推品项：做为企业产品品项往往不是单一的，因而采取哪款产品作为主推品种，就要对市场进行充分摸底，找出机会点最大的产品，如针对夏季前以“水”这一普及产品作为主推品种可能就比以果汁或茶的效果好，细节之处是要避免主推的品项过全或促销推广产品无重点。
(3)制订主推品项的订货政策：即对主推品项产品采取什么样的促销政策才能合适，才能起到扩大订货量的目的，促销政策不到位也会影响订货会效果，细节在于订货政策的制定。
(4)确定订货会的主题：销售产品需要一个理由，开订货会同样也需要一个由头，确定一个主题。否则平白无的搞促销开订货会会让客户产生防范心理。
(5)做好订货会事前造势和客户摸底，一方面事前造势让客户有正确认识和心理和准备，同时通过市场情况摸底圈定核心客户，是订货会有的放矢。
(6)做好场地的选择：主要根据邀请的人数，规模，选定订货会会址，对场地的选择要求，要做到交通便利，易于寻找这一点。
(7)做好时间安排和订货资料的准备，根据邀请对象发邀请函，注明订货会时间地点，同时也可将产品资料，价格表和促销活动通知送达知客户手中。
2、定货会会场布景：
定货会会场布置要突出订货会主题，主要有以下几个方面：
(1) 主席的正方悬挂模幅，模幅标明企业名称与产品品名如“厂订货会”。
(2) 会场门口设置欢迎词板，最好写上商业客户名称，同时陈列样品，签到本。
(3) 会场周围粘贴宣传画，会议桌放置宣传品。
(4) 准备好开会所需用品如话筒，扩音设备，如有条件可准备幻灯机，投影仪。
(5) 制订会议议程，并落实到人。
(6) 做好人员分工，确保人尽其责，并可根据情况定。
三、订货会会中要充分沟通、制造气氛
通过在订货会会中制造轻松宽松的气氛，一方面可以让客户积极参与其中，调动客户订货的积极性，同时可以消除客户的防范心理，感染其它客户，主要可以采取以下方式来做到：
(1) 设置游戏，邀请客户参与游戏让客户放松。
(2) 穿插娱乐节目，调动现场气氛。
(3) 实行订货摸奖，调动客户订货积极性
(4) 开设有奖问答，让客户了解产品，对所出的问题设置不要过于复杂，简单为主，达到宣传和让客户积极参与为目的。
(5) 进行小型讲座，告诉客户产品特点及销售方法、技巧。
(6) 面对面座谈，进行充分沟通，了解客户所想，并有计划解答，增强互信。
四、订货会会后要及时跟进
订货会开完后，只是订货会成功的一半，如何落实是订货会最终成功与否的重中之重，因而订货会后一方面要将货会及时送达订货客户的手中，另一方面要做好电话的及时跟踪与走访追踪，收取保证金，确保真正达成意向。
●准备过程：
1、派专车、工作人员到机场、车站迎接客户
2、发送邀请函
3、场景布置
4、地点、时间的确定
5、模特、化妆师选定
6、产品款式准备齐全
7、加盟手册，产品标志视觉识别系统说明书
篇2：订货会方案参考
乌兰察布名烟名酒有限责任公司是茅台酒厂38%vol茅台酒和茅台王子酒在内蒙地区的总经销商。公司旗下有茅台、五粮液、剑南春、国窖专卖店各一家，在全区设立营销分支机构4处，下设分公司一家，与全区各大名酒厂家有良好的合作关系，是一家有一定实力和规模的酒类经销企业。我们的目标是做内蒙第一大酒类经销商。
**年，公司在全区新老客户的大力支持下，业绩与日俱增，成绩喜人，在圣诞和元旦即将到来之际，为了回报广大经销商和经销户，公司决定，联手众多厂家和经销商，送上“两旦贺礼”欢乐圣诞喜迎元旦的冬季茅台王子酒订货会。
一、订货会主题
欢乐圣诞，喜迎元旦，喝茅台王子酒好事天天有。
二、客户签单流程
1、客户领取导购指南，进入展区，在礼仪小姐的指引下在签到处由本上完成签到。
2、客户签到后，自行在展区进行参观，如有意向，方可对照其产品价格单在对应处划对勾，然后到收款处进行签单事项。（收取订金为货款的10%）
付：交款开收款凭证，客户必须认真确认收款凭据上的印章，确认无误后妥善保管
三、礼品的发放
纪念品分为两类：一类是凡在订货会上出席的来宾（应邀而来，非应邀而来）均获得由乌兰察布名烟名酒公司提供的精美礼品一份；二、在订货会上签单成功的来宾，除第一条中赠送的小礼品外，凭收据另外方可获得由金叶名烟名酒公司提供的超值大礼。
付：礼品在最后的明细中予以说明
四、抽奖环节
1、签单成功后，交付定金在3000元以上的客户，方可参加抽奖活动，获奖率在70%。
2、奖项设立：本次抽奖共设四个等级的奖项：一等奖、二等奖、三等奖、参与好礼奖。
3、奖品发放：一等奖获精美手机一部，价值在元左右。
二等奖获品牌豆浆机一个
三等奖获高级计算器一个
参与奖品种多样，随机而定
五、订货会期间的优惠政策
1、活动时间
20xx年12月15号
2、主推产品
53%vol、46%vol茅台王子酒和茅台王子酱门经典
主推红酒系列
3、订货会期间主推产品优惠政策
付：A、茅台王子酒系列（茅台王子酒、王子酒酱门经典）
订货会期间订购茅台王子酒5件以上（包含5件）赠150元
订货会期间订购茅台王子酒10件以上（包含10件）赠300元
订货会期间订购茅台王子酒15件以上（包含5件）赠400
订货会期间订购茅台王子酒35件以上（包含35件）赠戴尔笔记本电脑一台
B、主推红酒品牌系列
主推红酒品牌有：
订货会上订货总金额达
订货会上订货总金额达
订货会上订货总金额达
4、订货会上其他产品优惠政策（不包括主推品牌系列）
其他产品订货总金额1万以上，将获得****
其他产品订货总金额2万—3万以上，将获得***
其他产品订货总金额4万—5万以上，将获得***
其他产品订货总金额6万—7万以上，将获得***
其他产品订货总金额8万—9万以上，将获得***
其他产品订货总金额10万以上，将获得***
六、退换货事项
产品在外包装未开箱无破损的情况下一星期之内可退换货付：
1、签单成功后，客户须妥善保管好订单和定金凭据，公司将在合同约定的时间内送货上门。票据如有丢失、损坏等其他情况，公司该不负责。
2、关于公司所提供的赠品明细和礼品的设置，最终解释权归公司所有。
篇3：订货会方案
●准备过程：
1、派专车、工作人员到机场、车站迎接客户
2、发送邀请函
3、场景布置
4、地点、时间的确定
5、模特、化妆师选定
6、产品款式准备齐全
7、加盟手册，产品标志视觉识别系统说明书
8、赠送客户入场证
●活动策划(营销会议)
1、经理首席发言，欢迎各界人士的到来
2、公司营销专家诉解产品的营销方案
3、研讨过程，与客户共商产品营销方案
4、请知名营销人员指点迷津
5、解答客户营销疑点(对公司目前营销方案的疑点)
6、中间要安排休息时间，会议以茶话会形式召开
7、就餐安排
●订货会策划：
1、副总发言
2、负责人发言，概述公司远景，加盟优势，简介公司
3、模特秀活动
4、播放幻灯片(有条件的前提下)，展示产品风格，给人直观、方便的感觉
5、有条件就邀请媒体参与，扩大公司形象
6、产品标志视觉识别系统解说
7、进入加盟程度
a、赠发加盟手册
b、客户出示必备条件(三证，专卖店地点…..)
c、公司核实
d、签约
8、客户代表发言
a、赠送礼品(手提袋、雨伞等)
负责人总结发言
b、公司负责人陪同客户参观公司
c、晚宴就餐
d、欢送客户
●补充
1、会场大厅应展示产品
2、会场应设置咨询台、医疗台、会场标志应准备
3、治安保证
4、停车场秩序维护
5、没有入场证人员不得入内
●所需道具
1、产品款式
2、加盟手册
3、邀请函
4、产品标志视觉识别系统说明书
5、模特师、化妆师
6、横幅条联、花篮、氢气球、拱门
7、公司迎接牌
8、入场证
9、礼品(手提袋、雨伞、必须带有公司标志)
10、发言搞
11、全场平面图和方向标
12、幻灯片(含公司产品内容)
篇4：订货会方案
主办企业介绍：
xxx名烟名酒有限责任公司是xx酒厂38%volxx酒和xx王子酒在内蒙地区的总经销商。公司旗下有xx、五粮液、剑南春、国窖专卖店各一家，在全区设立营销分支机构4处，下设分公司一家，与全区各大名酒厂家有良好的合作关系，是一家有一定实力和规模的酒类经销企业。我们的目标是做内蒙第一大酒类经销商。
xxx年，公司在全区新老客户的`大力支持下，业绩与日俱增，成绩喜人，在圣诞和元旦即将到来之际，为了回报广大经销商和经销户，公司决定，联手众多厂家和经销商，送上“两旦贺礼”欢乐圣诞喜迎元旦的冬季xx王子酒订货会。
一、订货会主题
欢乐圣诞，喜迎元旦，喝xx王子酒好事天天有
篇5：订货会详细方案
订货会详细方案
●准备过程：
1、派专车、工作人员到机场、车站迎接客户
2、发送邀请函
3、场景布置
4、地点、时间的.确定
5、模特、化妆师选定
6、产品款式准备齐全
7、加盟手册，产品标志视觉识别系统说明书
8、赠送客户入场证
●活动策划（营销会议）
1、经理首席发言，欢迎各界人士的到来
2、公司营销专家诉解产品的营销方案
3、研讨过程，与客户共商产品营销方案
4、请知名营销人员指点迷津
5、解答客户营销疑点（对公司目前营销方案的疑点）
6、中间要安排休息时间，会议以茶话会形式召开
7、就餐安排
●订货会策划：
1、副总发言
2、负责人发言，概述公司远景，加盟优势，简介公司
3、模特秀活动
4、播放幻灯片（有条件的前提下），展示产品风格，给人直观、方便的感觉
5、有条件就邀请媒体参与，扩大公司形象
6、产品标志视觉识别系统解说
7、进入加盟程度
a、赠发加盟手册
b、客户出示必备条件（三证，专卖店地点…..）
c、公司核实
d、签约
8、客户代表发言
a、赠送礼品（手提袋、雨伞等）
负责人总结发言
b、公司负责人陪同客户参观公司
c、晚宴就餐
d、欢送客户
●补充
1、会场大厅应展示产品
2、会场应设置咨询台、医疗台、会场标志应准备
3、治安保证
4、停车场秩序维护
5、没有入场证人员不得入内
●所需道具
1、产品款式
2、加盟手册
3、邀请函
4、产品标志视觉识别系统说明书
5、模特师、化妆师
6、横幅条联、花篮、氢气球、拱门
7、公司迎接牌
8、入场证
9、礼品（手提袋、雨伞、必须带有公司标志）
10、发言搞
11、全场平面图和方向标
12、幻灯片（含公司产品内容）
篇6：如何策划好订货会方案
如何策划好订货会方案
订货会方案范本
主办企业介绍：
xxx名烟名酒有限责任公司是xx酒厂38%volxx酒和xx王子酒在内蒙地区的总经销商。公司旗下有xx、五粮液、剑南春、国窖专卖店各一家，在全区设立营销分支机构4处，下设分公司一家，与全区各大名酒厂家有良好的合作关系，是一家有一定实力和规模的酒类经销企业。我们的目标是做内蒙第一大酒类经销商。
xxx年，公司在全区新老客户的大力支持下，业绩与日俱增，成绩喜人，在圣诞和元旦即将到来之际，为了回报广大经销商和经销户，公司决定，联手众多厂家和经销商，送上“两旦贺礼”欢乐圣诞喜迎元旦的冬季xx王子酒订货会。
一、订货会主题
欢乐圣诞，喜迎元旦，喝xx王子酒好事天天有
二、客户签单流程
1、客户领取导购指南，进入展区，在礼仪小姐的指引下在签到处由本上完成签到
2、客户签到后，自行在展区进行参观，如有意向，方可对照其产品价格单在对应处划对勾，然后到收款处进行签单事项。(收取订金为货款的10%)付：交款开收款凭证，客户必须认真确认收款凭据上的印章，确认无误后妥善保管
三、礼品的发放
纪念品分为两类：一类是凡在订货会上出席的来宾(应邀而来，非应邀而来)均获得由xxx名烟名酒公司提供的精美礼品一份;二、在订货会上签单成功的来宾，除第一条中赠送的小礼品外，凭收据另外方可获得由金叶名烟名酒公司提供的超值大礼。
付：礼品在最后的明细中予以说明
四、抽奖环节
1、签单成功后，交付定金在3000元以上的客户，方可参加抽奖活动，获奖率在70%。
2、奖项设立：本次抽奖共设四个等级的奖项：一等奖、二等奖、三等奖、参与好礼奖
3、奖品发放：一等奖获精美手机一部，价值在元左右
二等奖获品牌豆浆机一个
三等奖获高级计算器一个
参与奖品种多样，随机而定
五、订货会期间的优惠政策
1、活动时间
xxx年12月15号
2、主推产品
53%vol、46%volxx王子酒和xx王子酱门经典 主推红酒系列
3、订货会期间主推产品优惠政策
付：A、xx王子酒系列(xx王子酒、王子酒酱门经典)
订货会期间订购xx王子酒5件以上(包含5件)赠150元
订货会期间订购xx王子酒10件以上(包含10件)赠300元
订货会期间订购xx王子酒15件以上(包含5件)赠400
订货会期间订购xx王子酒35件以上(包含35件)赠戴尔笔记本电脑一台
B、主推红酒品牌系列
主推红酒品牌有：
订货会上订货总金额达
订货会上订货总金额达
订货会上订货总金额达
4、订货会上其他产品优惠政策(不包括主推品牌系列) 其他产品订货总金额1万以上，将获得
其他产品订货总金额2万—3万以上，将获得
其他产品订货总金额4万—5万以上，将获得
其他产品订货总金额6万—7万以上，将获得
其他产品订货总金额8万—9万以上，将获得
其他产品订货总金额10万以上，将获得
六、退换货事项
产品在外包装未开箱无破损的情况下一星期之内可退换货
付：1、签单成功后，客户须妥善保管好订单和定金凭据，公司将在合同约定的时间内送货上门。票据如有丢失、损坏等其他情况，公司该不负责。
3、关于公司所提供的赠品明细和礼品的设置，最终解释权归公司所有
订货会前期准备
一、确定订货会邀请对象
二、确定订货会主推品项
三、制定订货会主推品项订货政策
四、确定订货会主题
五、事前造势，客户全方位摸底
六、确定参会客户数量(邀约人数、固定到会人数)
七、做好场地选择、宴会地点
八、时间安排和订货资料准备
九、电话邀约及送贴上门事项
十、做好客户事前分类
十一、对于外地客户的接站准备;对于提前到达的客
户住宿事项
十二、媒体确定，乐队到场事项、摄像师安排
篇7：制定活动方案格式
1.活动标题
2.活动的目的及意义
3.活动参加人员,具体负责组织人员
4.活动内容概述
5.活动过程
6.活动对象意见(如社区意见等)
7.结果与讨论
8.结论与建议
详细
主题：（大标题）
前言：（概述）
开展活动意义：（为什么开展活动）
活动内容：（详情讲述该项活动的步骤及活动项目）
活动执行时间：（包括时间段）
活动范围：（观看所针对的对像、区域）
人员配置：（按职就分，所有的工作任务细分至每位工作人员身上）
前期准备：（做好对活动前期的调查、宣传推扩、活动设备的安排等）
工作内容：（提出工作要求，细分工作任务以及提出所完成要求）
活动目的：（做出所想达到的效果）
效果评估（效益分析）：（预想活动后所得到的反应及达到的效果）
物料清单：（对所有用到的宣传材料、物品等做好登记）
实例方案
开幕式文艺晚会策划方案
一、活动名称
蔚蓝船说——20XX年广东国际旅游文化节暨泛珠三角旅游推介大会开幕式文艺晚会，活动方案格式。
二、活动时间
20XX年11月。
三、活动地点
中国广州，天河体育场。
四、组织机构
主办：XXXX
承办：XXXX
协办：赞助企业。
五、文化背景
所谓活力，一是文化的发展力，一是文化扩张力。广东文化是在交流与碰撞中形成的，故而有着持续发展的文化自觉，这是广东文化本体发展的内在活力；同时，南风北渐，基于殷实经济基础之上的广东文化具有强大的榜样扩张力，甚至在某些时候主导着现代中国的文化主流，这是广东文化外放的活力体现。
交流与碰撞是岭南文化活的灵魂。以原生百越文化为基点，广东文化在吸纳中原文化（客家迁徙）、西方文明（海上贸易）、南洋文化（华侨交流）等多种文化形态的基础上，派生出一种特有的文化表达。广府人、客家情、潮汕韵、南海风、百越神，透过这些广东特有文化符号，我们希望通过这台晚会溯源广东文化的源头活水，彰显广东文化不断发展的活力。
另一方面，近代以降，广东文化的蓬勃活力如核爆一般以一种近乎侵略的姿态迅速得到传播扩散。忽如一夜南风来，举国尽吹广府风。一如当年北伐一般，新鲜活泼的广东文化强势冲击着四平八稳的中原文明，广东文化也因此成为近现代中国文化中最有时代特色的文化因子，规划方案《活动方案格式》。这是广东文化活力的外在表现，同样也是这台晚会题中应有之意。
六、主题说明
从广东文化的特征出发，我们以“蔚蓝船说”作为晚会主题，是基于以下几个方面的意思：
首先，蔚蓝是一种空澈纯净的颜色，蔚蓝文明其实就是海洋文明的形象表述。广东是中国南部沿海省份，地域因素使广东文化与海洋文明有着天然的联系。海上丝绸之路是广东文化交融碰撞的蔚蓝色纽带，咸湿的.南海风也给广东文化以蔚蓝的新鲜与活力。
其次，蔚蓝也是天空的颜色。从海洋到天空，人类交流融合碰撞的目力始终指向蔚蓝。纯澈蓝天，茫茫瀚宇，一个来自蔚蓝天空的传说与蔚蓝的海洋文明的对接，注定我们要找到蔚蓝——这种诗意的颜色来作为我们的主题。
再次，船是人类文明交流碰撞的符号性文化代表，从“歌德堡”号到“南海一号”，古代的海上丝绸之路是以船来联系的。从大型商船到到宇宙飞船，船始终是人类文明交流与融合的载体，因而具有线索性意义和标志性意义。
另外，船还是团队精神的象征。在怒海狂涛当中拼搏，惟有船员是最团结之群体，而这种众人划桨开大船的团队精神，也构成了广东文化所特有的强烈的团队意识。
最后，船说与传说谐音，暗示我们将由一个传说来结构整个晚会，这个故事由一艘船带来，并将随着另一艘船的出水而得到传唱，随着宇宙飞船的升空而得到升华。
七、策划思路
以歌舞的形式演绎一部充满传奇的多幕大写意史诗剧。定义“蔚蓝”为某种图腾性符号颜色，定义船为线索性符号代表，以“船说”为基点，结构篇章。将广东的民俗风情集中到舞台交流来体现。以交流和融合为该剧的中心思想，全景铺开岭南文化从古至今不断对外交流的画轴。从海上丝绸之路到西风东渐之窗，全剧落幅将交流的主题拔升到人与宇宙的对话，表现广东积极探索和开放吸纳的胸怀。
八、剧情梗概
公元20XX年，南海海底，人们在进行“南海一号”的科考研究时发现一件有着神秘图腾花纹的瓷器。由此衍生了一个传说：
很久很久以前，一颗蕴藏着巨大能量的陨星在坠落的过程中分为两半，一半落在欧洲大陆，一半落在中国广东。据说当这两块石头重新聚合之后，人类将获得通向宇宙的钥匙。为了这个传说，王子带着他的船队沿着海上丝绸之路来到中国广东。在美丽的岭南，王子得到了百越王的盛情接待，百越王向其展示了岭南独特的民俗风情，王子也将各国的风情播撒到广东。
在王子的一次行游过程中，他邂逅了一位唱着山歌的女子（刘三妹），并被她婉转悠扬的歌声所吸引，深深地爱上了这个百越女子。尽管他们的爱情遭遇了世俗的偏见，但却并不能使这一对恋人分开。他们的恋情得到了诸神的庇佑，有情人终成眷属。可就在这时，王子的祖国发生了变故，他不得不依依不舍地离开他眷念的土地和恋人，回到他自己的祖国。离开之时，王子告诉他心爱的妻子他来中国的目的，以及另一半宇宙之匙的特点。女子几经寻找，顿悟原来王子要找的恰是一件特殊的中国瓷器。为了帮助自己的爱人实现梦想，女子毅然带着一船瓷器搭乘“南海一号”踏上了去往欧洲的旅途，不幸的是，船在航行的过程中被风暴吞没……
若干年后，当传说成为经典。大批的欧洲人来到改革开放的广东，探询故事里的故事，再一次感受到了广东的热情与美丽。南海一号壮丽出水，宇宙之匙合拢，人类伸出了与宇宙交流的友谊之手……
九、晚会线索
经线：以时间为纵轴，表现广东文化从古至今的传承和不断发展的活力。
纬线：以故事情节串接东西方文化以及广东各地民俗文化。
十、明星阵容
篇8：制定一份接待客人方案
1、心理准备
(1)“诚恳”的心，要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。
(2)合作精神。看到同事在招待客人，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬。
(3)具备一定的礼仪知识。特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。
2、物质准备：物质准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经办负责。
(1)环境准备。全力打造清洁、整齐、明亮、美观，无异味的接待环境。包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。
(2)办公用品准备。例如：前厅，为客人准备简洁、色彩和谐的座椅。会客室，桌椅摆放整齐，桌面清洁，墙上挂上某次成功的大型公关活动的照片，桌上放一些介绍公司情况的资料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。
3、业务知识和能力的准备，即企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;还要准备一些较完备的资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。主要由行政部、市场营销部负责。
4、了解来宾的基本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰等，以确定接待规格和制定接待计划。主要由人事部、计划部、财务部负责。
快速了解外宾的基本情况后，还需要根据实际情况做好以下三项主要准备工作：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。包括到机场或车站迎接得人员、迎接物品的种类及数量、专项陪同人员、全程陪同人员;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。涉及到的具体内容有：(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、标准、人数;(5)会见、会谈时间、地点、参与人员。
为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进行，制定一份表格，内容如下，印发各有关人员：
1.人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。
2.日程安排：包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的列出。
3.接待经费列支：包括 (1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用; (2)住宿费;(3)餐饮费;(4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用;(5)交通费;(6)参观、游览、娱乐费用;(7)纪念品费;(8)宣传、公关费用;(9)其他费用。
附：公司一般部门
总经办、行政部、人事部、计划部、财务部、市场营销部(市场部、物流部、销售部、营销部、采购部、生产部……)……
总经理办公室：负责全公司协调，包括制度、接待、会议等，属于公司中心决策;
财务部：财务经理，出纳员，记帐员等负责费用收支、预决算、工商税务等;
销售部(营销部)：市场营销、客户服务等
人力资源部：公司人事、培训、劳资、考勤、保险、职称等;
行政部：如果是生产型的公司部门相对比较多点，比如企管部，技术研发部，生产部，后勤部，基建设备部，采购部等等经理，财务部，销售部都是基本部门一般都是要有的，其他的部门看公司的性质及情况而定。
另附：
一。宾客到达前要做好如下环节的准备工作：
1.来宾的基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排;
2.及告主管院领导，听取领导对接待工作的意见;?
3.制定接待计划，向主管主任报批，重要客人要向院领导报批;?
4.协调有关部门落实接待计划。
二。宾客到达后应做好以下服务工作：
1.接站;?
2.根据客人具体情况安排住宿;?
3.与来宾负责人商议活动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导;?
4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排;?
5.随时征求客人意见，及时调整活动安排。?
三。宾客离去时应做好如下收尾工作：?
1.征求来宾对接待工作的意见;?
2.将订购的返程票交到来宾手中;?
3.协助来宾结算住宿费等;?
4.落实返程安排及送行车辆，送站;?
5.通知来宾单位接站;?
6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。
一、做好接待环境准备工作
(一)学习目标
要求：做好办公室硬环境和软环境准备。
(二)接待工作环境准备
会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。
制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。
会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以从容地讲话。
(三)相应知识
1.绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地，花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉。
2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。
3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳。
4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。
(四)注意事项
1.在接待工作中要加强门卫登记制度。
2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密现象发生。
二、做好接待工作物质准备
(一)学习目标
会客室应做好接待物质准备。
(二)接待工作物质准备
会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。
(三)相应知识
办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就将其置于一隅。办公室美，就会给来访者好的印象。
(四)注意事项
办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境，还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括1.一致的目标。一致目标，才能使大家同心同德。
2.统一行动。坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失。
3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。
三、做好接待工作心理准备
(一)学习目标
要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备。
(二)心理准备
秘书人员接待礼仪的基本要素是“诚心”，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象，令人反感。外面的人对于上司评价的标准，首先取决于秘书人员接待客人的情感。若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待，来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之，如果秘书人员对于来访者拉长脸，嫌麻烦，来访者也一定会产生连锁反应，认为领导也不会热情。因此，秘书人员应有真诚的待客心理。
(三)相应知识
要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。
仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识
秘书人员为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。
1.仪容
仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分之一，它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤(如手部、颈部等)等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。
(1)发式
发式美是人仪表美的一部分。头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。
(2)面容
面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位，也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前，女士面容的美化主要采取整容与化妆两种方法。
(3)颈部
颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位，平时要和脸部一样注意保养。
(4)手部
手、手指和指甲的美，与人体其他部位的美一起，组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样，手也常常露在服饰之外，极易被他人所注意。因此，适时适度地保护与美化手部是十分必要的，不容忽视。
